First Acceptance Corporation optimiert die Compliance und minimiert das Risiko von Ransomware mit Cohesity

First Acceptance Corporation setzte auf eine Datensicherungslösung von Quest Rapid Recovery. Durch die Umstellung auf eine Kombination aus On-Premise Cohesity DataProtect mit dem auf AWS gehosteten Cohesity-BaaS-Angebot konnte das Datensicherungs- und -wiederherstellungsmanagement erheblich vereinfacht werden. Mit der neuen Lösung werden alle täglichen und inkrementellen Backups nun problemlos innerhalb des Wartungsfensters abgeschlossen, um die SLAs einzuhalten. Durch den Einsatz von BaaS konnten sie ihre Investitionskosten sowie den IT-Aufwand für das Infrastrukturmanagement reduzieren – und sich stattdessen strategischeren Projekten widmen. Zudem konnte das Team den Zeitaufwand für die Erstellung von Testdatenkopien um fast 90 % senken. Und schließlich hat Cohesity die Fähigkeit der First Acceptance Corporation verbessert, Ransomware-Angriffe zu erkennen und sich davon zu erholen.

Die Herausforderung

Die Versicherungsbranche in den Vereinigten Staaten ist stark reguliert, mit äußerst strengen Vorgaben zur Datenaufbewahrung für alle Kundenansprüche und Policeninformationen. Bundesvorschriften verlangen derzeit, dass Versicherer je nach Policenart Aufzeichnungen mindestens sechs Jahre ab dem Einreichungsdatum aufbewahren. Mehrere Bundesstaaten haben darüber hinaus zusätzliche Anforderungen an die Datenaufbewahrung, die zur Einhaltung der Vorschriften erfüllt werden müssen.

„Laut einigen bundesstaatlichen Gesetzen müssen wir, wenn ein Minderjähriger an einem Versicherungsfall beteiligt ist, die entsprechenden Unterlagen bis zum 18. Lebensjahr der Person aufbewahren“, erklärt Shawn Robertson, Platform Manager bei First Acceptance Corporation. „Deshalb müssen wir so viele Dokumente und große TIFF-Dateien speichern, die sämtliche Informationen zu Ansprüchen über lange Zeiträume enthalten. Derzeit speichern wir über 286 TB an Daten – und das Volumen wächst täglich.“

First Acceptance Corporation verwendete Quest Rapid Recovery (vormals Dell AppAssure) für die Datensicherung und -wiederherstellung des Systems. „Backups haben auf den vorherigen Systemen viel zu lange gedauert“, sagte Robertson. „Obwohl zwei Appliances gleichzeitig im Einsatz waren, konnten wir innerhalb der 24-Stunden-Wartungsfenster keine vollständigen Sicherungskopien erstellen.“

Auch das Wiederherstellen der Rapid-Recovery-Backups war sehr komplex und zeitaufwändig. „Wir mussten jeden Monat Backups unserer wichtigsten Systeme wiederherstellen, um die Einhaltung von SOX und den staatlichen Versicherungsvorschriften nachzuweisen“, sagte Robertson. „Unser Team brauchte anderthalb Tage, um alle von den Prüfern angeforderten Hauptserver wiederherzustellen und anschließend alles zu dokumentieren, um einen vollständigen Audit-Pfad zu erzeugen.“

Die Lösung

Die Rapid-Recovery-Lösung von First Acceptance Corporation erreichte 2021 das Ende ihres Lebenszyklus. Das IT-Team prüfte mehrere Optionen für die Ablösung, darunter Veeam und Dell EMC Data Domain. Nach eingehender Bewertung der Alternativen entschieden sie sich für Cohesity, das im Hauptrechenzentrum des Unternehmens in Nashville, Tennessee, lokal betrieben wird. Alle Daten werden auf eine zweite Cohesity-Appliance in einem Rechenzentrum in Alpharetta, Georgia, repliziert. Das IT-Team kann nun tägliche Backups auf allen Dateiservern durchführen und kürzere Backup-Zeiträume für Microsoft SQL-Datenbanken und die Exchange-Umgebung einhalten.

„Auf unserer vorherigen Plattform hatten wir viele Probleme mit dem Klonen, der Backup-Planung, den Wiederherstellungszeiten, der Skalierbarkeit und der Sicherheit“, sagte Robertson. „Dass wir all diese Probleme mit einer einzigen Lösung sowohl für On-Premise- als auch Cloud-Bereitstellungen lösen konnten, war der Grund, warum wir Cohesity als unsere Next-Gen Data Management-Plattform gewählt haben.“

First Acceptance Corporation nutzt außerdem das BaaS-Angebot von Cohesity – DataProtect Delivered as a Service –, um die Microsoft-M365-Benutzerdaten zu schützen. „Der Hauptgrund für unsere Entscheidung zugunsten des gehosteten Cohesity-Services war, dass wir bei M365-Restores nicht alles zurück ins Rechenzentrum holen müssen“, erklärte Robertson. „Mit Backup as a Service können wir alles in der Cloud aufbewahren, sodass wir keine übermäßige Bandbreite benötigen, um die Daten jeden Tag herunterzuladen. Obwohl Kosteneinsparungen nicht der Hauptgrund für unsere Entscheidung für Cohesity für M365 waren, wird es in Zukunft günstiger sein, unsere Daten in der Cloud zu lassen, als weitere On-Premise-Hardware zu kaufen.“

Die Ergebnisse

Die monatlichen Compliance-Audits bei First Acceptance Corporation waren früher sehr arbeitsintensiv und für das IT-Team extrem zeitaufwändig. „Mit Cohesity fürchten wir uns nicht mehr vor den Audits“, sagte Robertson. „Früher hat es anderthalb Tage gedauert, bis unser Team die Datensicherung für die Prüfer wiederhergestellt hatte. Mit Cohesity dauert es nur wenige Minuten, einen Klon zu erstellen, die Server zu starten, alle Snapshots zu erfassen und den Test zu dokumentieren. Der gesamte Prozess ist jetzt in nur wenigen Stunden abgeschlossen.“ Wenn die Prüfer die Umgebung getestet haben, können wir den Klon löschen, damit er keine Serverkapazitäten belegt oder laufende Workloads in der Produktion beeinträchtigt.“

Die Möglichkeit, schnell Klone zu erstellen, ist auch für die Datenbankadministratoren (DBAs) und Entwickler des Unternehmens äußerst hilfreich. „Einige unserer Datenbanken sind über 100 GB groß“, erklärte Robertson. „Statt vollständige Backup-Kopien wiederherzustellen, wenn unsere DBAs Updates einspielen müssen, können wir einfach eine Kopie unserer M365-Datenbank in der Cloud klonen. Wir haben etwa drei Terabyte M365-Daten in der Cloud – und es ist deutlich effizienter, wenn wir alles dort mit Cohesity BaaS belassen.“

Das Datenmanagement ist auf der Cohesity-Plattform deutlich einfacher. „Unsere frühere Lösung erforderte tägliche Wartung“, sagte Robertson. „Wir mussten nahezu täglich zahlreiche Fehler in den verschiedenen Komponenten der Umgebung beheben. Mit Cohesity müssen wir nicht mehr den ganzen Tag mit Systemadministration verbringen – wir bekommen einfach eine E-Mail, wenn jemand eine Datei wiederherstellen möchte. Durch den Umstieg auf Cohesity sind unsere Supportkosten im Datenmanagement deutlich gesunken. Unser IT-Team kann sich jetzt auf strategischere Projekte und die Unterstützung anderer Endbenutzer konzentrieren, statt den ganzen Tag mit Datensicherungen und -wiederherstellungen beschäftigt zu sein.“

Die Cohesity-Lösung bietet First Acceptance Corporation außerdem einen erweiterten Schutz vor Ransomware. „Die unveränderliche Architektur von Cohesity stellt sicher, dass unsere Backup-Daten weder manipuliert noch böswillig gelöscht werden können“, bemerkte Robertson. „Glücklicherweise haben wir noch nie einen Ransomware-Angriff erlebt. Aber mit Cohesity bin ich sehr zuversichtlich, dass wir in der Lage wären, einen Angriff zu erkennen und uns im Ernstfall schnell davon zu erholen.“

Wichtige Vorteile

• Einfaches Durchführen aller täglichen und inkrementellen Backups zur Erfüllung von SLAs
• Senkung der Kosten und Optimierung von BaaS für M365-Backups und -Wiederherstellungen
• Reduzierung des Zeitaufwands für Erstellung und Dokumentation von Testumgebungen reduzieren – von
  1,5 Tagen auf nur wenige Stunden
• Vereinfachung des Managements der Datensicherung und -wiederherstellung und Senken des OpEx
• Verbesserung der Ransomware-Erkennung und Wiederherstellungsfähigkeit

Über First Acceptance Corporation

Die First Acceptance Insurance Company wurde 1969 gegründet und ist ein führender Anbieter und Verwalter von Kfz-Versicherungspolicen, der eine breite und vielfältige Kundenbasis landesweit betreut. Wir konzentrieren uns darauf, langfristige Beziehungen zu unseren Versicherungsnehmern und Vermittlern aufzubauen und gleichzeitig hochwertige Produkte bereitzustellen, die ihren Bedürfnissen entsprechen. Seit über 50 Jahren verstehen wir uns nicht nur als Versicherungsanbieter, sondern als vertrauenswürdiger Partner mit einem tiefen Verständnis dafür, welche Versicherungsleistungen unsere Kunden wünschen und benötigen.