Shumaker verwendet Cohesity und reduziert Backup-Zeiten um mehr als 90 %

Shumaker, Loop & Kendrick, LLP wurde 1925 gegründet und ist eine Full-Service-Wirtschaftskanzlei mit mehr als 260 Anwälten, 50 Paralegals und 500 Mitarbeitenden an sieben Standorten: in Toledo und Columbus (Ohio), Tampa und Sarasota (Florida), Charleston (South Carolina), Charlotte (North Carolina) und Bloomfield Hills (Michigan).

Als eine der 200 besten Kanzleien des Landes bietet Shumaker Privatpersonen, kleinen Unternehmen, Gesundheitsdienstleistern, gemeinnützigen Organisationen, Fortune-500-Unternehmen und internationalen Konzernen qualitativ hochwertige Rechtsdienstleistungen an. Die Kanzlei sieht es als ihre Aufgabe an, den Zeitplan und das Budget ihrer Klienten einzuhalten, sich auf die Ergebnisse zu konzentrieren und ihre Klienten auf dem Laufenden zu halten.

Die Herausforderung

Das Hauptrechenzentrum von Shumaker befindet sich in Toledo, Ohio, mit einem DR (Disaster Recovery)-Standort in Michigan. Die Anwaltskanzlei arbeitete an insgesamt sechs Standorten mit vielen veralteten Infrastrukturlösungen, die viel zu teuer und schwierig zu verwalten waren, insbesondere im Hinblick auf die Data Recovery.

Aufgrund der jüngsten Akquisitionen war es außerdem zwingend erforderlich, eine Lösung zu finden, die sich problemlos in eine Vielzahl von Unternehmensplattformen integrieren lässt. Das IT-Team beschrieb das Datenmanagement als ein „riesiges Monster, das nicht gut funktioniert“. Und da die von der Firma verwalteten Datenmengen oft nichtlinear schwanken, führten die unerlässlichen Bereitstellungen zur Abdeckung von Spitzenzeiten zu überhöhten Lizenzkosten.

Die Datenwiederherstellung war mühsam. Gelegentlich konnte es bis zu zwei Tage dauern, um eine einzige VM wiederherzustellen. Da die bestehende Lösung kein Change Block Tracking bot, dauerte die Datensicherung bis zu 24 Stunden. Für die Datenreplikation musste Shumaker eine dedizierte Schaltung kaufen, nur um den Prozess mit einer seiner früheren Lösungen abwickeln zu können.

Die Lösung

In den letzten Jahren hat Shumaker damit begonnen, Änderungen an seiner IT-Infrastruktur vorzunehmen, um eine redundantere und modernere Umgebung aufzubauen. Das Unternehmen ist gerade dabei, auf Pure Storage umzusteigen, Cisco UCS Blade Server an seinem DR-Standort einzusetzen und zu einer einzigen Datenmanagement-Lösung zu wechseln.

Nachdem Shumaker Lösungen von EMC, Commvault, Rubrik, Veeam und Veritas in Betracht gezogen hatte, entschied sich die Kanzlei für Cohesity, um eine einheitliche Web-Scale-Datenmanagementplattform zu schaffen. Die Kanzlei nutzt Cohesity für die Datensicherung und -wiederherstellung, die langfristige Aufbewahrung und die Archivierung in der Cloud und wird demnächst Cohesity für das Management von Dateifreigaben und Objekten implementieren. Cohesity wird derzeit an einigen Standorten als NAS verwendet, und Shumaker beabsichtigt, seinen physischen NAS in eine VM-Umgebung zu migrieren. Über die Schnittstelle von Cohesity sichert das IT-Team außerdem VMs, repliziert Daten auf einen zweiten Cohesity Cluster, stellt das Backup wieder her und verweist dann auf Zerto, um die wiederhergestellten Änderungen direkt zu synchronisieren und so das Management zu vereinfachen.

Die Ergebnisse

Seit dem Einsatz von Cohesity konnte Shumaker deutliche Verbesserungen über seine Umgebung hinweg beobachten. Mit Cohesity konnte die Anwaltskanzlei drei umständliche Lösungen in eine einzige Datenmanagementplattform mit Web-Scale-Infrastruktur konsolidieren und dabei sofort Zeit und Kosten einsparen.

In der vorherigen Umgebung mussten Festplatten gelesen werden und es war nicht möglich, gleichzeitige Backups durchzuführen. Dank der Möglichkeit des Change Block Tracking zwischen Backups dauern Exchange-Backups, die früher bis zu 32 Stunden pro Server in Anspruch nahmen, heute nur noch fünf Minuten, selbst bei einem größeren Datenvolumen. Cohesity sichert 15 PiB an Quelldaten, benötigt aber mit einer mehr als 150-fachen Datenreduzierung nur 97 TiB an physischem Zielspeicher. Früher war die Datenwiederherstellung übermäßig komplex, aber jetzt kann Shumaker mit der globalen Suchfunktion von Cohesity alle Dateien oder Ordner problemlos finden, sodass die Wiederherstellung nahezu in Echtzeit erfolgen kann. In der Vergangenheit brauchte das IT-Team bis zu einer Stunde zum Auffinden der Daten.

Mit Cohesity kann das Unternehmen die API-Integration in AWS und Kroll Ontrack nutzen, um das Datenmanagement zu vereinfachen und einen einheitlichen Überblick über seine Infrastruktur zu erhalten. Shumaker nutzt Cohesity für eine längerfristige Speicherung in der Cloud, indem die Kanzlei einmal pro Monat eine vollständige Datensicherung auf AWS hochlädt und die Daten sechs Monate lang aufbewahrt. Die Kanzlei sichert auch seine SharePoint-Anwendung mit Cohesity über Kroll und nutzt die Plattform für Microsoft Exchange. Zurzeit ist die Kanzlei dabei, von Exchange 2010 auf Exchange 2016 on-premises zu migrieren. Shumaker sichert etwa 900 Postfächer mit Cohesity und konnte die Backup-Dauer von 32 Stunden auf etwa 20 Minuten reduzieren. Dank Cohesity benötigt die Kanzlei weniger Speicherplatz in Exchange und kann die Exchange-Protokolle kürzen, da die Datensicherungen mehr als einmal pro Tag ausgeführt werden können, was die Speichereffizienz erhöht.

Das richtlinienbasierte Management von Cohesity ermöglicht dem IT-Team die Zuweisung von Rollen für das Zugriffsmanagement, die Definition von SLAs für die Datenaufbewahrung, die Festlegung von Richtlinien für AWS sowie die klare Definition von RPO und RTO. Die Datenreplikation mit Cohesity eliminiert Deltas, und inkrementelle Backups der gesamten Umgebung wurden um über 90 % reduziert. Für SQL-Backups wurde eine enorme RPO-Reduktion vorgenommen. Bislang hatte die Kanzlei ein Nachtfenster von acht Stunden für Datensicherungen, welche sie inzwischen tagsüber durchführen kann, ohne die Produktion zu beeinträchtigen.

„Cohesity zeigt uns, wie wir unsere Daten auf neue Weise wirksam einsetzen können. Mit einer zentralen web-scale Datenmanagementplattform konnten wir nicht nur die Sicherungs- sondern auch die Wiederherstellungszeit um mehr als 90 % verbessern. Außerdem können wir uns jetzt auch an Cohesity wenden, um mit zusätzlichen Methoden die Massenfragmentierung von Daten anzugehen. Shumaker wird in der Lage sein, die Migration von Daten in die Cloud durchzuführen und Kosten zu sparen, indem wir Cohesity in Sachen Scale-Out-NAS in Betracht ziehen und Datenmanagementrichtlinien für Exchange und andere Anwendungen erstellen. Cohesity macht das gesamte Datenmanagement leichter“, sagte Holzhauer.

Nach dem Einsatz weiterer Cisco UCS Blade Server wird Shumaker Cohesity in fünf seiner Außenstellen implementieren, um die Datensicherung und -wiederherstellung über dieselbe Bedienoberfläche zu erheblich geringeren Kosten zu spiegeln. Darüber hinaus wird Shumaker den Network Attached Storage von Cohesity nutzen, sodass sich die Erweiterung des SAN erübrigt, was erhebliche Kosteneinsparungen mit sich bringt. Die Kanzlei beabsichtigt außerdem, Cohesity in Zukunft für Dateifreigaben in Außenstellen zu nutzen.

Wichtige Vorteile

• Konsolidierung von drei Plattformen zu einer einzigen Schnittstelle für das gesamte Datenmanagement
• Um 99 % reduzierte Backup-Zeiten für Exchange
• Mehr als um das 150-fache reduzierte Datenraten
• CapEx- und OpEx-Einsparungen, u. a. durch den Wegfall teurer Lizenzgebühren und anstehender SAN-Ausgaben, sowie durch die Freisetzung von Personal, das sich auf andere Projekte konzentrieren kann