St. Johns County Sheriff's Office verbessert den Datenschutz

Durch den Umstieg von seiner Altlösung auf Cohesity – betrieben auf einer lokalen Appliance und ergänzt durch das Angebot „Backup as a Service“ (BaaS) – konnte das St. Johns County Sheriff’s Office (SJSO) die Datensicherheit erhöhen und den monatlichen Wartungsaufwand für Backups von 15 auf nur zwei bis drei Stunden reduzieren. Die Wiederherstellungszeit für Dateien sank von 30 auf fünf Minuten. Zudem konnten sie dank des BaaS-Angebots die Datensicherheit erhöhen, ohne Hunderttausende Dollar in Speicherhardware für die Microsoft-365-Benutzerdaten der Abteilung investieren zu müssen.

Die Herausforderung

Das IT-Team des SJSO verwaltet sämtliche Anwendungen und Dienste, die von den 275.000 Einwohnern der Region und über 900 Mitarbeitenden genutzt werden – darunter auch die lokale 911-Notrufzentrale und das Bezirksgefängnis. „Wenn eines unserer Systeme ausfällt, kommt eine Menge kritischer Arbeit zum Erliegen“, sagt Jake Parham, IT-Manager des St. Johns County Sheriff’s Office. „Unsere Polizeieinheiten und Streifenbeamten können im Offline-Modus arbeiten, aber viele unserer wichtigsten Geschäftsanwendungen sind ohne Zugriff auf die Systeme nicht nutzbar.“

Das Sheriff’s Office hatte jahrelang auf die lokale Backup-Lösung Quest Rapid Recovery gesetzt. „Unsere frühere Datensicherungssoftware war anfangs in Bezug auf Backups durchaus ausreichend“, erklärt Parham. „Wir konnten Daten relativ problemlos wiederherstellen, aber das System war uns inzwischen entwachsen, da es auf veralteter Technologie basierte.“

Als eine Erneuerung anstand, holte Parham Referenzen bei mehreren Cohesity-Anwendern ein – und alle sprachen eine klare Empfehlung für die Lösung aus. „Nachdem ich all das positive Feedback von bestehenden Cohesity-Kunden gehört hatte, sah ich mir einige Demos auf der Cohesity-Website an und absolvierte mehrere Online-Labs. Ich stellte schnell fest, dass Cohesity eine äußerst leistungsstarke und benutzerfreundliche Plattform ist. Mir war sofort klar, dass sie hervorragend zu den Anforderungen unserer Organisation an einen modernen, zukunftsfähigen Datenschutz passt.“

Die Lösung

Im Jahr 2020 modernisierte das SJSO seine Datenschutzumgebung und entschied sich für ein hybrides Betriebsmodell – bestehend aus einer lokalen Installation sowie der als Service auf AWS gehosteten Lösung Cohesity DataProtect Delivered as a Service. „Cohesity ermöglicht es uns, unsere wertvollen Benutzerdaten zu schützen, ohne im Voraus große Investitionen in zusätzliche Speicherinfrastruktur tätigen zu müssen. Da keine Hardwarebeschaffung notwendig war, konnten wir das Cohesity-Angebot innerhalb einer Stunde in Betrieb nehmen“, sagt Parham.

Die lokale Cohesity-Lösung schützt die Datei-, SQL-Datenbank-, Anwendungs-, Web- und Domänencontroller-Server des Sheriff’s Office. Zudem sichert Cohesity sämtliche Microsoft 365-Daten in der Cloud.

„Wir haben uns bewusst für das Cohesity-Angebot entschieden, um nicht im Vorfeld viel zusätzliche Speicherinfrastruktur anschaffen zu müssen“, erklärte Parham. „Mit über 900 M365-Benutzern hätte der benötigte Speicherbedarf mein IT-Budget stark belastet. Ich zahle lieber für den von Cohesity gehosteten Service, als Hunderttausende von Dollar für neue Speichersysteme auszugeben. Außerdem hat uns die Flexibilität der Preismodelle von Cohesity überzeugt. Wir haben uns für die Lizenzierung pro Benutzer entschieden, die zu unseren Anforderungen passt.“

Die Ergebnisse

„Unsere vorherige Backup-Lösung erforderte deutlich mehr manuelle Eingriffe und Wartungsaufwand“, bemerkte Parham. „Ich habe früher mindestens 15 Stunden im Monat nur für die Datensicherung aufgewendet. Mit Cohesity benötige ich dafür jetzt nur noch zwei bis drei Stunden im Monat.“

Parham lobt auch Helios, die Next-Gen Data Management Plattform und Management Bedienoberfläche von Cohesity, die eine Vielzahl von Datendiensten bereitstellt – und ihm die zentrale Verwaltung sowohl der lokalen Installation als auch der BaaS-Umgebung über eine einzige Oberfläche ermöglicht. „Das Helios-Dashboard ist großartig“, sagte er. „Alle paar Tage logge ich mich in die Management-Oberfläche ein, einfach um zu überprüfen, ob alles wie gewünscht funktioniert. Ich bekomme zwar automatische Benachrichtigungen von Helios, aber es ist trotzdem hilfreich, dort selbst nachzusehen, wie stabil alles in unserer gesamten Hybrid-Cloud-Umgebung läuft.“

„Unser IT-Team ist begeistert von Cohesitys globaler Suchfunktion“, sagte Parham. „Man gibt einfach einen Dateinamen ein – und das passende Backup wird sofort gefunden. Man kann jede VM wiederherstellen und sofort online schalten, auch wenn der Wiederherstellungsprozess noch nicht vollständig abgeschlossen ist. In den wenigen Fällen, in denen wir eine verlorene Datei oder einen Ordner wiederherstellen mussten, lief das mit Cohesity extrem schnell und unkompliziert. Früher dauerte die Wiederherstellung einer Datei rund 30 Minuten – heute sind es mit Cohesity weniger als fünf Minuten.“

„Mit Cohesity arbeiten wir mit ‚Write Once, Read Many‘-Backups“, erklärte Parham. „Das erhöht unsere Datensicherheit deutlich, da diese Backups nicht mehr verändert werden können. Aktuell sind unsere Backups auf mehrere Arrays verteilt, aber ich plane, ein zusätzliches Array an einem externen Standort einzurichten.“

Wichtige Vorteile

• Höhere Datensicherheit durch unveränderliche „Write Once, Read Many“-Backups
• Reduzierung des Backup-Wartungsaufwands um 80 % – von 15 Stunden auf nur zwei bis drei Stunden pro Monat
• Verkürzung der Wiederherstellungszeit für Dateien um über 80 % – von 30 Minuten auf fünf Minuten
• Einsparung von Hunderttausenden Dollar für Speicherhardware zum Schutz von 950 M365-Nutzern
• Vereinfachtes Datenmanagement für die hybride Cloud-Umgebung

Über das St. Johns County Sheriff's Office

Das St. Johns County Sheriff's Office stellt Sicherheit, Schutz und zentrale Dienstleistungen für rund 275.000 Einwohner des Bezirks in Florida bereit. Das Ziel des Büros ist es, durch Zusammenarbeit, Exzellenz und Führungsstärke der sicherste Ort des Landes für Familien zum Leben, Arbeiten und Besuchen zu werden. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.sjso.org.