Die Southport School stärkt ihre Datensicherheit mit Cohesity

Die Southport School (TSS) sicherte ihre M365-Daten von Schüler:innen, Lehrkräften und der Verwaltung mit einer On-Premises-Lösung von Veeam. Die Altlösung funktionierte zufriedenstellend und war benutzerfreundlich, erforderte jedoch in der lokalen Umgebung erhebliche Investitionen in Rechenzentrumsspeicher, war aufwendig in der Verwaltung und bot nur grundlegende Sicherheitsfunktionen für die geschäftskritischen Daten der Schule.

2022 entschied sich TSS für Cohesity DataProtect Delivered as a Service, um seine M365-Mailboxen zu sichern – mit einer isolierten Cloud-to-Cloud-Datenkopie außerhalb der Microsoft Cloud. Durch die Verlagerung der Backups in die Cohesity Cloud Services, gehostet auf AWS, verringerte TSS die Abhängigkeit von kostspieligem On-Premises-Speicherung für M365-Backups und gewann gleichzeitig zusätzliche Sicherheit für die wertvollen Daten der Schule. Die Cohesity-Lösung ermöglichte es TSS außerdem, den Verwaltungsaufwand für Datensicherungen zu reduzieren, die Wiederherstellungszeit für Benutzerpostfächer von mehreren Tagen auf wenige Minuten zu senken und die Voraussetzungen für eine Versicherung für Cybersicherheit leichter zu erfüllen.

Die Herausforderung

Die technologischen Anforderungen von 1.680 Schüler:innen sowie über 300 Lehrkräften und Mitarbeitenden zu unterstützen, ist für die IT-Fachkräfte der Southport School keine leichte Aufgabe. Richard Humphreys, IT-Manager bei TSS, ist verantwortlich für die Sicherstellung der Integrität und Sicherheit mehrerer Terabyte kritischer Daten, die sowohl auf lokalen Servern als auch in der Cloud gespeichert sind, sowie für den Schutz aller vertraulichen Daten vor Malware- und Ransomware-Angriffen.

„Die Bildungsbranche steht heute vor zahlreichen gravierenden Sicherheitsherausforderungen – viele Schulen in unserer Region waren kürzlich Ziel von Ransomware-Angriffen“, erklärt Humphreys. Wir sehen uns einer ständig zunehmenden Raffinesse und Komplexität von Bedrohungen unserer Daten gegenüber – gleichzeitig müssen wir sämtliche regulatorischen Anforderungen erfüllen, die für Privatschulen gelten. Wir sind zuversichtlich, dass wir all diese Herausforderungen meistern können, solange wir weiterhin in die besten auf dem Markt verfügbaren Technologien für Datenschutz und Sicherheit investieren.“

TSS nutzte M365 zur Speicherung der Postfächer von Schüler:innen, Lehrkräften und Verwaltungsmitarbeiter:innen in der Cloud. Die Sicherung der M365-Daten erfolgt mit Veeam auf einer lokalen Speicherung. „Wir verwenden HPE SimpliVity zur Erstellung von Snapshots unserer virtuellen Maschinen. SimpliVity ermöglicht eine bandbreiteneffiziente Replikation, um Datenintegrität und Verfügbarkeit sicherzustellen. Es ist eine sehr effiziente Lösung, die dank Inline-Deduplizierung und -Komprimierung unseren Speicherung- und Bandbreitenbedarf reduziert.“

In den letzten fünf Jahren setzte TSS auf Backup-Lösungen von Veeam und HPE SimpliVity. „Diese kombinierte Lösung funktionierte gut für die zunächst geringe Anzahl an M365-Postfächern. Doch mit zunehmender Cloud-Nutzung wurde die Rückführung der Daten in die lokale Umgebung zeitlich zu aufwendig“, bemerkt Humphreys. „Die Wiederherstellungen waren langsam und umständlich, so wie unsere Umgebung aufgebaut war.“

Humphreys wollte eine bessere Datensicherungslösung finden, die es ihm ermöglicht, die restlichen Schüler- und Mitarbeiterpostfächer der Schule nach M365 zu migrieren und bei Bedarf schnell wiederherzustellen. „Aus Governance-Sicht müssen wir sicherstellen, dass wir sämtliche Daten und Dateien sichern – nicht nur eine Teilmenge dieser wertvollen Informationen“, erklärt er. „Viele Organisationen tappen in die Falle zu glauben, dass die Microsoft Cloud sämtliche Backup-Anforderungen abdeckt – aber das ist schlichtweg nicht der Fall. Wenn man sich das Modell der geteilten Verantwortung für Datensicherheit ansieht, liegt die Verantwortung für Ihre Daten weiterhin bei Ihnen. Es ist entscheidend, ein zusätzliches Backup aller Daten vorzuhalten – insbesondere für Schulen wie unsere, die zahlreichen Governance-Richtlinien und regulatorischen Anforderungen unterliegen.“

Die Lösung

Als es im letzten Jahr an der Zeit war, die bestehende Backup-Infrastruktur zu modernisieren, entschied sich Humphreys, neue Datensicherungslösungen auf dem Markt zu evaluieren. „Wir mussten entscheiden, ob wir M365 künftig stärker nutzen wollten – was aus finanzieller Sicht sinnvoll war, da wir bereits in Microsoft investiert hatten, diese Investition aber nicht voll ausschöpften – oder ob wir erneut in kostspielige lokale Veeam-Speicherung von Veeam investieren. Wir haben uns entschieden, mehr unserer Daten in die Microsoft Cloud zu migrieren.“

Nach der Evaluierung mehrerer Datensicherungslösungen kam Humphreys zu dem Schluss, dass Cohesity DataProtect Delivered as a Service, eine vollständig verwaltete Backup as a Service-Lösung (BaaS), die beste Option für TSS war, um die M365-Daten der Schule zu schützen. „Cohesity bot alle entscheidenden Funktionen, die wir bei einem Cloud-Backup-Dienst gesucht haben“, sagte er. „Anfangs wollten wir Cohesity nur On-Premise für die einfache Wiederherstellung einsetzen, aber nach dem Gespräch mit dem Vertriebsteam von Cohesity entschieden wir uns, alle unsere M365-Postfächer mit dem Cohesity BaaS zu sichern. Cohesity DataProtect as a Service würde es uns ermöglichen, die Verwaltung all unserer Backups zu vereinfachen und die Umgebung problemlos zu skalieren, um der Nachfrage gerecht zu werden.“

Die Ergebnisse

Nachdem die Cohesity-Backups eingerichtet waren, hatte Humphreys das Vertrauen, alle verbleibenden Postfächer der Schule in die Microsoft Cloud zu migrieren. „Mit Cohesity verlassen wir uns nicht mehr ausschließlich auf die Backup- und Aufbewahrungsrichtlinien innerhalb von M365 – wir verfügen über eine zusätzliche Backup-Lösung, von der wir unkompliziert wiederherstellen können“, so Humphreys. „Die Veeam-Backups sind stark dedupliziert, daher dauert das Dekomprimieren dieser Archive ziemlich lange. Die Wiederherstellung geht mit Cohesity viel schneller, da wir im Grunde eine Live-Kopie unserer Daten betreiben. Wir können jetzt Postfächer oder Dateien in Minuten statt Tagen wiederherstellen. Auch das Testen von Datensicherung und -wiederherstellung ist mit Cohesity viel einfacher und schneller.“

Helios, die SaaS-basierte Bedienoberfläche von Cohesity mit integrierter Machine-Learning-Intelligenz, ermöglicht es TSS, sämtliche Cloud-Instanzen effizient über ein einziges, intuitives Dashboard zu verwalten. „Helios verfügt über eine hervorragende, Google-ähnliche Suchfunktion“, erklärte Humphreys. „Die Benutzerfreundlichkeit beim Durchsuchen der Postfächer ist wirklich beeindruckend. Cohesity ist im Wesentlichen eine „Set-it-and-forget-it“-Lösung.“

Cohesity hat die Verlängerung der Versicherung für die Cybersicherheit von TSS deutlich vereinfacht. „Als ich vor einigen Jahren erstmals eine Cyberversicherung abgeschlossen habe, war der Prozess wirklich ziemlich einfach“, sagte Humphreys. „Wir haben uns einfach angemeldet und die Prämien bezahlt. Heute müssen wir einen sehr detaillierten Fragebogen ausfüllen, der abfragt, welche Passwortrichtlinien wir haben, welche Multifaktor-Authentifizierungsmethoden wir einsetzen, welche Backup-Lösungen wir verwenden, wie häufig wir sichern, ob wir unsere Backups regelmäßig testen und vieles mehr. Ich weiß nicht, ob wir die Mindestanforderungen für die Cyberversicherung ohne Cohesity überhaupt erfüllen könnten.“

Neben all seinen erweiterten Funktionen für Datenmanagement und -schutz war auch das Lizenzmodell von Cohesity für Humphreys sehr attraktiv. „Die Lizenzierung von Cohesity basiert auf der Anzahl der Mailboxen, die wir schützen müssen – gleichzeitig können wir unbegrenzt OneDrive- und SharePoint-Daten erfassen, ohne zusätzliche Kosten. Wir verfügen über 30 TB unstrukturierter Daten. Cohesity gibt uns die Möglichkeit, unsere OneDrive-, SharePoint- und Team-Websites besser zu nutzen, ohne befürchten zu müssen, dass die Kosten zu sehr in die Höhe schießen.“

Zusätzlich zur Nutzung von Cohesity DataProtect Delivered as a Service für die Sicherung seiner M365-Mailboxen möchte TSS den vollen Mehrwert der Cohesity-Lösung auch in seine On-Premise-Umgebung bringen. Sie evaluieren derzeit auch DataHawk, die SaaS-Sicherheitslösung von Cohesity, um Ransomware und andere Bedrohungen zu bekämpfen. DataHawk bietet Cyber Vaulting, Bedrohungsschutz und ML-gestützte Datenklassifizierung, um das potenzielle Angriffsexponierung sensibler Daten zu erkennen. „Wir möchten Cohesity DataHawk als Bestandteil unseres Sicherheits-Stacks integrieren“, schloss Humphreys. „Die Möglichkeit, unsere unstrukturierten Daten, die wir nach M365 verschieben möchten, zu klassifizieren, wäre von unschätzbarem Wert und würde unser Datenschutzarsenal weiter stärken.“

Wichtige Vorteile

• Stärkung der Datensicherheit und Verbesserung des Ransomware-Schutzes
• Reduzierung der Abhängigkeit von kostspieligem On-Premise-Speicher
• Reduzierung der Datenwiederherstellungszeit von Tagen auf Minuten
• Vereinfachung der Verlängerung von Versicherungen für Cybersicherheit

Über die Southport School

Die Southport School (TSS) ist eine unabhängige anglikanische Jungenschule in Southport, einem Vorort an der Gold Coast in Queensland, Australien. Gegründet 1901, unterrichtet die TSS heute über 1.680 Schülerinnen und Schüler – darunter 300 Internatsschülerinnen und -schüler – vom Kindergarten bis zur 12. Jahrgangsstufe. Mehr als 300 Lehrkräfte und Mitarbeitende sind an zwei Campus-Standorten tätig.