Las escuelas del condado de Forsyth refuerzan la seguridad de los datos y reducen el TCO hasta un 50 % con Cohesity

Las escuelas del condado de Forsyth (FCS) habían estado utilizando una solución de backup de Veeam que estaba a punto de renovarse. Tras analizar las opciones disponibles en el mercado, decidieron pasarse a Cohesity DataProtect y FortKnox. Al actualizar a Cohesity, el distrito pudo mejorar la seguridad de los datos y reducir significativamente el tiempo necesario para restaurarlos. La solución Cohesity también permitió a FCS reducir el coste de las primas de los seguros cibernéticos hasta en un 35 %, al tiempo que duplicó la cobertura de la póliza.

El desafío

Los profesionales de TI altamente cualificados del distrito escolar del condado de Forsyth tienen mucho trabajo por delante. Gestionar y proteger los cientos de terabytes de datos almacenados y a los que acceden a diario los más de 65 000 usuarios finales del distrito es una tarea abrumadora.

“Hace 15 años, los datos de educación primaria y secundaria no eran un objetivo tan importante”, señaló Tim Fleming, director de Servicios Tecnológicos de las escuelas del condado de Forsyth. “Los hackers han descubierto que las escuelas almacenan una gran cantidad de datos potencialmente valiosos, incluida información personal sobre alumnos antiguos y actuales, profesores, enfermeras y personal administrativo. Guardamos la información de nuestros alumnos de forma indefinida, incluidos los de preescolar, que no van a comprobar su puntuación crediticia en un futuro próximo. Si los piratas informáticos lograran robar sus números de la seguridad social, podrían utilizar esos datos sin su conocimiento durante 10-12 años. Podrían producirse muchos daños en ese periodo de tiempo. Garantizar la seguridad de los datos es la función más esencial de nuestro equipo de TI”.

Cada día, casi 65 000 estudiantes, profesores y administradores acceden a los datos del distrito y se conectan a Internet. “Tenemos que asegurarnos de que nuestros usuarios finales —y, por supuesto, cualquier persona ajena a la organización— no tengan acceso a nada que no deban ver”, añadió Curt Godwin, coordinador de operaciones de red de las escuelas del condado de Forsyth. Proporcionamos a nuestros profesores y alumnos dispositivos personales seguros, que cuentan con antivirus y software de protección de datos actualizados. Pero incluso con la mejor seguridad para los dispositivos y la mejor formación para los usuarios finales, necesitamos una forma de realizar copias de seguridad de todos nuestros datos de forma segura. En caso de que uno de nuestros usuarios borre accidentalmente cualquier información, sea objeto de un ataque o ocurra algo catastrófico, debemos tener la capacidad de restaurar rápidamente todo desde un punto seguro.

Otro reto para las instituciones educativas es que las escuelas no suelen disponer de tantos recursos informáticos como las grandes empresas privadas. Por lo tanto, los distritos escolares deben buscar proveedores de tecnología dispuestos a trabajar como socios para realizar las mismas tareas que las empresas de la lista Fortune 500 pueden pagar a otros para que hagan.

La solución

Las escuelas del condado de Forsyth llevaban muchos años confiando en una solución de Veeam para proteger sus datos y aplicaciones críticos, elegida cuando el distrito solo contaba con 14 000 alumnos. Cuando hace cinco años llegó el momento de renovar la solución de Veeam, FCS comenzó a buscar una forma mejor de proteger y gestionar todos sus datos. “De alguna manera, parece que 2018 fue ayer”, señaló Godwin. “Pero en términos tecnológicos, eso fue hace varias vidas. En aquel entonces, todos nuestros datos se almacenaban en las instalaciones. Hicimos una copia de seguridad de todo en nuestros servidores Microsoft Exchange, pero fue un proceso lento, impreciso y tedioso cuando tuvimos que restaurar los datos”.

Dado que la solución de Veeam no era capaz de realizar copias de seguridad ni restaurar los datos del distrito de forma completa o en un plazo aceptable, FCS decidió que era el momento óptimo para buscar una nueva solución. “Habíamos oído cosas muy buenas sobre Cohesity por parte de nuestros socios tecnológicos y otros clientes del sector de la educación primaria y secundaria”, afirmó Fleming. “Según sus recomendaciones, parecía que Cohesity sería capaz de realizar todas las tareas que necesitábamos y mucho más. Ejecutamos una prueba de concepto sobre Cohesity y montamos nuestras copias de seguridad. Cohesity pudo recuperar la información que necesitábamos en una fracción del tiempo de nuestra solución anterior y nos proporcionó una cobertura del 100 %”.

“También analizamos Rubrik, pero su solución tenía restricciones en torno a la cantidad de datos que podíamos respaldar o rehidratar”, explicó Fleming. “Si hubiéramos elegido Rubrik, habríamos tenido que trabajar con los datos en pequeños segmentos, o nos habría llevado tres veces más tiempo. Cohesity fue el único proveedor que no impuso requisitos en cuanto a la cantidad de datos que necesitábamos proteger y, además, fue el más rápido”.

La mayor parte de los datos de FCS, incluido el sistema de información estudiantil del distrito y la aplicación de gestión del aprendizaje Canvas, ahora se alojan en la nube. “Tenemos una combinación de datos locales de los que hacemos copias de seguridad en la nube, incluidos los discos personales de nuestros usuarios”, explicó Godwin. “También hacemos copias de seguridad de todos nuestros datos alojados en la nube y traemos una copia a nuestro centro de datos en el caso poco probable de que algo salga terriblemente mal con nuestro proveedor de servicios en la nube.

Además de añadir varios nodos Cohesity a la compra inicial de 2018 para seguir el ritmo del rápido crecimiento del distrito, FCS implementó Cohesity FortKnox en 2023. FortKnox es una solución de almacenamiento y recuperación cibernética basada en SaaS que mejora la resiliencia cibernética con una copia inmutable de los datos en un almacén en la nube gestionado por Cohesity. “FortKnox también fue extremadamente fácil de implementar”, dijo Fleming. “Nuestro ingeniero completó la instalación antes de que comenzara el compromiso con Cohesity. Decidimos seguir adelante y unirnos a la llamada de todos modos, solo para que los expertos de Cohesity se aseguraran de que todo estaba configurado correctamente. Hicieron un pequeño cambio en la configuración del sistema, pero, aparte de eso, dijeron que todo se había hecho correctamente. El hecho de que no se necesite un manual enorme ni un equipo de ingenieros que le enseñen a configurar y utilizar la solución demuestra la facilidad de uso del producto”.

El resultado

Cuando se les preguntó por qué habían elegido Cohesity, Fleming respondió: “La facilidad de gestión de Cohesity fue una de las principales razones por las que lo seleccionamos para sustituir nuestra solución Veeam”. Era muy intuitivo de configurar y fácil de gestionar. La solución también nos permitió ahorrar mucho dinero. Los costes de productos y servicios de Cohesity son casi la mitad de los de nuestra solución anterior. Gracias a que Cohesity es líder tanto en tecnología como en valor, hemos podido aumentar drásticamente nuestra cobertura y retención de datos, sin salirse del presupuesto”.

“Cohesity es una solución muy inteligente y segura”, añadió Godwin. “Proporciona a nuestro equipo puntos de recuperación conocidos y fiables gracias al aprendizaje automático que se lleva a cabo en segundo plano, incluyendo la detección de anomalías y el análisis de amenazas basados en ML. Cohesity sigue innovando y ofreciendo nuevas funciones, a veces antes de darnos cuenta de que incluso necesitamos una funcionalidad particular. La seguridad es siempre una prioridad, por lo que las capacidades de Cohesity, como la restauración masiva instantánea, el control de acceso basado en roles y la autenticación multifactorial, garantizan la resiliencia de los datos en todo nuestro distrito”.

FCS ahora puede restaurar todos sus datos mucho más rápido con Cohesity. “Nuestros tiempos de restauración de datos pasaron de horas a minutos en tareas de recuperación comunes”, explicó Fleming. “Las necesidades de recuperación más complejas ni siquiera podían completarse con nuestra plataforma anterior, lo que nos dejaba en un aprieto cuando era necesario recuperar información crítica. Eso ya no es un problema con Cohesity”.

Cohesity también permite a FCS proteger sus datos de los ataques de ransomware. “Con los primeros ataques, si nuestro ordenador se infectaba, el ransomware encriptaba nuestros datos para que no pudieramos verlos”, explicó Godwin. “Al realizar copias de seguridad de los sistemas con regularidad, dispondríamos de una copia no infectada de los datos que podríamos reactivar. Pero los atacantes se volvieron más sofisticados y añadieron retrasos al ransomware, de modo que la infección no se detectaba hasta que las copias de seguridad también se habían corrompido. Con FortKnox, incluso si nuestras copias de seguridad se cifran, seguiremos teniendo una versión segura y limpia en almacenamiento en frío que podríamos utilizar para restaurar rápidamente nuestras operaciones”.

La plataforma Cohesity y la solución FortKnox están ayudando al distrito a garantizar que el seguro de ciberseguridad siga estando disponible y sea asequible. “Los seguros cibernéticos no solo son cada vez más difíciles de obtener, sino que las primas siguen aumentando drásticamente”, afirmó Fleming. “Este año nuestras primas se iban a duplicar, mientras que nuestra cobertura se iba a reducir a la mitad. Nos reunimos con nuestros asegurados y les mostramos las medidas que tomamos para proteger sus datos, así como la forma en que responderemos y podremos recuperarnos rápidamente con Cohesity. Al final de la conversación con los titulares de la póliza de seguro de ciberseguridad, pudimos reducir nuestros costes de prima hasta un 35 % y duplicar nuestra cobertura, todo gracias a Cohesity”.

Fleming también ha quedado impresionado con el nivel de servicio que ha obtenido de los equipos de ventas y servicio de Cohesity. “El producto ha sido tan fiable que no hemos tenido necesidad de llamar al servicio de asistencia. Las pocas veces que hemos contratado los servicios profesionales de Cohesity o hemos tratado con el equipo de cuentas, los ingenieros han demostrado tener amplios conocimientos y ha sido un placer trabajar con ellos”.

“Con otras empresas, normalmente hay que adquirir servicios adicionales”, añadió Godwin. “Siempre que tenga un problema, le dirán: ‘Si hubiera contratado este nivel de servicio, podríamos haberle ayudado’”. Ese tipo de “venta adicional” de servicio nunca ocurre con Cohesity. Te dan todo lo que necesitas por adelantado. Con Cohesity, acaba pagando el precio de un Ford por el rendimiento de un Ferrari”.

“Cuando recomiendo algo, mi nombre y mi reputación están en juego”, dijo Fleming. “Solo hay dos soluciones tecnológicas que nuestro distrito ha adquirido en los últimos 26 años que yo diría que son «incomparables», es decir, que funcionan exactamente como se esperaba, o incluso mejor, y ofrecen una excelente relación calidad-precio. Con Cohesity, puedo decirles con confianza a mis colegas que van a obtener un producto fantástico a un precio increíble”.

Ventajas clave

“Nuestro trabajo como profesionales de TI es mantener seguros los datos críticos y confidenciales de nuestro distrito”, concluyó Fleming. “Pero es imposible que podamos saberlo todo y hacerlo por nuestra cuenta, ya que tenemos limitaciones presupuestarias. Por eso los socios son tan importantes para nosotros. Cohesity trabaja como un auténtico socio tecnológico para ampliar nuestros conocimientos y hacer que nuestro entorno sea aún más seguro. Cohesity es la manta de seguridad que nos ayuda a dormir mejor por la noche”.

Las escuelas del condado de Forsyth obtuvieron numerosas ventajas al pasarse a Cohesity, entre ellas:

• Reducción de las primas de los seguros cibernéticos hasta en un 35 % y duplicación de la cobertura.
• Obtuvo la capacidad de restaurar datos en minutos en lugar de horas.
• Implementación de un sistema virtual de almacenamiento y recuperación de datos con aislamiento físico (air gap) mediante FortKnox como capa adicional de seguridad gestionada para proteger contra el ransomware.
• Se redujeron los costes del software de gestión de datos y el soporte hasta en un 50 %

Acerca de las escuelas del condado de Forsyth

Las escuelas del condado de Forsyth (FCS) constituyen el quinto distrito escolar más grande de Georgia. El distrito presta servicio a 54 180 alumnos de 129 países y 69 idiomas, 5500 profesores y aproximadamente 8000 empleados. FCS ha crecido rápidamente en la última década. Ahora cuenta con 23 escuelas primarias, 11 escuelas secundarias, ocho institutos y siete instalaciones de apoyo.