The Southport School refuerza la seguridad de los datos con Cohesity

The Southport School (TSS) realizó una copia de seguridad de los datos M365 de sus alumnos, profesores y personal administrativo utilizando Veeam en sus instalaciones. La solución heredada funcionaba correctamente y era fácil de usar, pero el entorno local requería una inversión significativa en almacenamiento en el centro de datos, su gestión era muy laboriosa y solo ofrecía un nivel básico de funcionalidad de seguridad para los datos críticos de la escuela.

En 2022, TSS decidió utilizar Cohesity DataProtect como servicio para realizar copias de seguridad de sus buzones de correo M365, creando una copia aislada de datos de nube a nube fuera de Microsoft Cloud. Al trasladar sus copias de seguridad a Cohesity Cloud Services, alojado en AWS, TSS redujo su dependencia del costoso almacenamiento local para sus copias de seguridad de M365, al tiempo que ganó la garantía de que los valiosos datos de la escuela estaban aún más seguros. La solución Cohesity también permitió a TSS reducir las tareas de gestión de copias de seguridad de datos, reducir drásticamente el tiempo necesario para restaurar los buzones de correo de los usuarios de días a solo minutos y cumplir más fácilmente los requisitos para contratar un seguro de ciberseguridad.

El desafío

Dar soporte a las necesidades tecnológicas de 1680 alumnos y más de 300 profesores y empleados no es tarea fácil para los profesionales de TI de The Southport School. Richard Humphreys, director de TI de TSS, es responsable de garantizar la integridad y la seguridad de varios terabytes de datos críticos almacenados en los servidores locales de la escuela y en la nube, así como de proteger todos los datos confidenciales contra ataques de malware y ransomware.

“Hoy en día, el sector educativo se enfrenta a numerosos retos importantes en materia de seguridad, y muchas escuelas de nuestra región han sido recientemente víctimas de ataques de ransomware”, explicó Humphreys. “Nos enfrentamos a la sofisticación y complejidad cada vez mayores de las amenazas a sus datos, así como a la necesidad de cumplir todos los requisitos normativos pertinentes para los colegios privados. Estamos seguros de que podremos superar todos estos retos siempre y cuando sigamos invirtiendo en las mejores tecnologías de protección y seguridad de datos disponibles en el mercado”.

TSS utilizó M365 para almacenar en la nube los buzones de correo electrónico de sus alumnos, profesores y personal administrativo. Están aprovechando Veeam para realizar copias de seguridad de los datos de M365 en un almacenamiento local. “Utilizamos HPE SimpliVity para crear instantáneas de nuestras máquinas virtuales. SimpliVity proporciona una replicación eficiente en cuanto al ancho de banda para garantizar la integridad y disponibilidad de los datos. Es una solución muy eficiente, ya que reduce nuestros requisitos de almacenamiento y ancho de banda gracias a su deduplicación y compresión en línea”.

TSS confió en las copias de seguridad de Veeam y HPE SimpliVity durante los últimos cinco años. “Esa solución combinada funcionó bien para el pequeño número de buzones que habíamos trasladado a M365, pero a medida que aumentó nuestra adopción de la nube, el tiempo que se tardaba en volver a transferir los datos a las instalaciones se hizo excesivo”, señaló Humphreys. “Las recuperaciones fueron lentas y engorrosas con la forma en que se estableció nuestro entorno”.

Humphreys quería encontrar una solución de protección de datos mejor que le permitiera trasladar el resto de los buzones de correo electrónico de los alumnos y el personal de la escuela a M365 y restaurarlos rápidamente. “Desde el punto de vista de la gobernanza, debemos asegurarnos de que hacemos copias de seguridad de todos nuestros datos y archivos, no solo de una parte de esos valiosos datos”, explicó. “Muchas organizaciones caen en la trampa de pensar que Microsoft Cloud se encargará de todas sus necesidades de copia de seguridad y que no hay nada más de qué preocuparse, pero eso simplemente no es así. Si nos fijamos en el modelo de responsabilidad compartida en materia de seguridad de los datos, sus datos siguen siendo responsabilidad suya. Es esencial disponer de un conjunto adicional de copias de seguridad de todos los datos, especialmente en centros educativos como el nuestro, donde debemos cumplir numerosas normas y reglamentos de gobernanza”.

La solución

Cuando llegó el momento de renovar la infraestructura de copia de seguridad existente el año pasado, Humphreys decidió buscar algunas de las soluciones de protección de datos más novedosas del mercado. “Teníamos que decidir si queríamos empezar a aprovechar más M365, lo cual tenía sentido desde el punto de vista financiero, ya que ya habíamos invertido en Microsoft y no estábamos aprovechando todo su potencial, o bien invertir de nuevo en un almacenamiento Veeam local más costoso. Decidimos trasladar más datos a Microsoft Cloud”.

Tras evaluar varias soluciones de protección de datos, Humphreys llegó a la conclusión de que Cohesity DataProtect, ofrecida como servicio, una solución de copia de seguridad totalmente gestionada (BaaS), era la mejor opción para que TSS protegiera los datos M365 de la escuela. “Cohesity tenía todos los elementos críticos que buscábamos en un servicio de copia de seguridad en la nube”, dijo. “Al principio, solo pensábamos utilizar Cohesity on-prem por su facilidad de uso para la recuperación, pero después de hablar con el equipo de ventas de Cohesity, decidimos hacer una copia de seguridad de todos nuestros buzones de correo M365 con Cohesity BaaS. Cohesity DataProtect como servicio nos permitiría simplificar la gestión de todas nuestras copias de seguridad y ampliar fácilmente el entorno para satisfacer la demanda».

Los resultados

Una vez que las copias de seguridad de Cohesity estuvieron listas, Humphreys ganó la confianza necesaria para trasladar todos los buzones restantes de la escuela a Microsoft Cloud. “Con Cohesity, ya no dependemos únicamente de las políticas de copia de seguridad y retención de M365, sino que contamos con una solución de copia de seguridad adicional desde la que podemos restaurar fácilmente”, afirmó Humphreys. “Las copias de seguridad de Veeam están muy deduplicadas, por lo que se necesita mucho tiempo para descomprimir esos archivos. La recuperación es mucho más rápida en Cohesity, ya que básicamente estamos ejecutando una copia en vivo de nuestros datos. Ahora podemos recuperar buzones de correo o archivos en minutos en lugar de días. Las pruebas de copia de seguridad y recuperación también son mucho más fáciles y rápidas en Cohesity”.

Helios, la interfaz de usuario basada en SaaS de Cohesity con inteligencia de aprendizaje automático integrada, permite a TSS gestionar de forma eficiente todas sus instancias en la nube desde un panel de control intuitivo. “Helios tiene una excelente capacidad de búsqueda similar a Google”, explicó Humphreys. “La facilidad de uso al navegar por los buzones de correo es impresionante. Cohesity es, en esencia, una solución del tipo “configúrela y olvídese”.

Cohesity facilitó enormemente la renovación de los seguros de ciberseguridad para TSS. “Cuando contraté por primera vez un seguro de ciberseguridad hace varios años, el proceso fue muy sencillo”, dijo Humphreys. “Acabamos de suscribirnos al seguro y pagamos las primas. Ahora tenemos que completar un cuestionario muy detallado que pregunta qué tipo de políticas de contraseñas tenemos, qué métodos de autenticación multifactorial utilizamos, cuáles son nuestras soluciones de copia de seguridad, con qué frecuencia hacemos copias de seguridad de todo, si probamos nuestras copias de seguridad con regularidad y mucho más. No estoy convencido de que pudiéramos cumplir los requisitos mínimos para el seguro de ciberseguridad si no contáramos con Cohesity».

Además de todas sus avanzadas funciones de gestión y protección de datos, el modelo de licencia de Cohesity resultó muy atractivo para Humphreys. “La licencia de Cohesity se basa en el número de buzones de correo que necesitamos proteger, pero también nos permite incorporar una cantidad ilimitada de datos de OneDrive y SharePoint sin coste adicional. Tenemos 30 TB de datos no estructurados. Cohesity nos ha permitido empezar a sacar más partido a nuestros sitios de OneDrive, SharePoint y Team sin preocuparnos por los excesivos costes adicionales”.

Además de utilizar Cohesity DataProtect como servicio para realizar copias de seguridad de sus buzones de correo M365, TSS desea aprovechar todo el valor de Cohesity también en su entorno local. Ahora también están  evaluandoDataHawk, la solución de seguridad SaaS de Cohesity para ayudar a combatir el ransomware y otras amenazas. DataHawk proporciona almacenamiento cibernético, protección contra amenazas y clasificación de datos basada en aprendizaje automático para determinar la exposición potencial de los datos confidenciales a posibles ataques. “Nos gustaría incluir Cohesity DataHawk como parte de nuestra pila de seguridad”, concluyó Humphreys. “La capacidad de clasificar los datos no estructurados que queremos trasladar a M365 sería muy valiosa, ya que reforzaría aún más nuestro arsenal de protección de datos”.

Ventajas clave

• Mejora de la seguridad de los datos y de la protección contra ransomware
• Reducir la dependencia del costoso almacenamiento local
• Reducción del tiempo de recuperación de datos de días a minutos
• Facilitar las renovaciones de seguros de ciberseguridad

Acerca de The Southport School

La Southport School (TSS) es un colegio anglicano independiente para chicos situado en Southport, un barrio residencial de Gold Coast, en Queensland (Australia). Fundada en 1901, TSS cuenta actualmente con más de 1680 alumnos (incluidos 300 internos) desde preescolar hasta el último curso de secundaria, con más de 300 profesores y empleados repartidos en dos campus.