VITAS Healthcare reduziert den Zeitaufwand für lokale und Cloud-Backups um 90 %

Gesundheitsorganisationen sind verpflichtet, Patientendaten für bestimmte Zeiträume aufzubewahren. Bei VITAS Healthcare bedeutet das nicht nur, Patientenakten sieben Jahre lang zu schützen, sondern sie auch schnell für Audits und geschäftliche Zwecke abrufen zu können. Da ältere Backup-Lösungen zunehmend Herausforderungen darstellten, entschied sich VITAS für die Next-Gen Data Management-Fähigkeit von Cohesity, um das Datenmanagement vor Ort und in der Cloud zu vereinfachen. Dadurch konnte das Unternehmen Daten mühelos systemübergreifend migrieren und gezielt für Qualitätssicherung und Tests einsetzen. Mit Cohesity DataProtect reduzierte VITAS den Zeitaufwand für Backups drastisch um 90 % und konnte gleichzeitig sicherstellen, dass die Daten sicher und bei Bedarf verfügbar sind. Cohesity SmartFiles, eine sichere Datei- und Objektlösung für modernes Daten- und Anwendungsmanagement, bot Kosten- und Leistungsvorteile beim Zugriff auf Patientendokumente und -bilder.

Die Herausforderung

VITAS hatte mit seinen alten Backup-Lösungen – Commvault und Veeam mit ExaGrid – mit Zeit- und Ressourcenengpässen zu kämpfen. Die firmeneigene Anwendung für elektronische Patientenakten (EMR) benötigte beispielsweise rund zwei Tage für ein Backup – und jedes Mal traten Probleme auf, die ständige Betreuung erforderten. Auch inkrementelle Backups waren problematisch, besonders bei strukturierten Datenquellen auf physischen Systemen. Aufgrund der steilen Lernkurve musste VITAS eine dedizierte Fachkraft ausschließlich für Backups einsetzen. Außerdem erschwerte eine komplexe Lizenzstruktur das Datenwachstum, und Upgrades erforderten dedizierte, schwer zu verwaltende Medienserver.

VITAS nahm 2017 die Zusammenarbeit mit Cohesity auf. „Wir haben auf ein softwaredefiniertes Rechenzentrum (Software-Defined Data Center, SDDC) umgestellt und suchten nach Lösungen jenseits traditioneller SAN-Speicherplattformen“, erinnert sich Adam Alicea, Director of Enterprise Engineering bei VITAS Healthcare. „Wir hatten mit anderen Produkten Probleme und mochten Cohesity, weil es unsere VMware-Umgebung (VM) sichern und Daten in die Cloud migrieren konnte. Während wir unsere Infrastruktur weiterentwickelten, erweiterte Cohesity seine Lösung – daher haben wir bewusst beschlossen, die Cohesity-Plattform vollständig zu nutzen.“

Die Lösung

Heute ist Cohesity ein fester Bestandteil der Hybrid-Cloud-Infrastruktur von VITAS. VITAS betreibt zwei Rechenzentren mit VMware-SDDC-Technologien – VMware vSphere, VMware vCenter, VMware vSAN und VMware NSX – und Cohesity-Cluster replizieren die Backup-Daten zwischen diesen Standorten. VITAS überträgt außerdem Daten vom sekundären Standort in die Cloud und nutzt dafür Azure Blobs zur langfristigen Aufbewahrung. „Cohesity funktioniert sehr gut mit all unseren Technologien, und das Cloud-Backup war tatsächlich die erste Cloud-Präsenz unseres Unternehmens“, sagt Alicea.

Heute sichert VITAS rund zwei Petabyte an strukturierten und unstrukturierten Daten von Microsoft SQL und VMware-VMs. Außerdem schützt es Bilder, die als Objekte in der internen EMR gespeichert sind, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Aus Wiederherstellungssicht kann VITAS mit Cohesity VMs und Bilder in jedem Rechenzentrum wiederherstellen und die gesamte Umgebung über Cohesity Helios überwachen.

„Mit der Cohesity-Plattform können wir darauf vertrauen, dass unsere Backups täglich abgeschlossen werden, und haben gleichzeitig die Gewissheit, dass wir den vollständigen Überblick behalten“, erklärt Ainsworth Palmer, AVP IT Infrastructure bei VITAS Healthcare.

Mit Cohesity DataProtect bietet VITAS IT seinen Remote-Netzwerktechnikern jetzt Self-Service-Zugriff, um ihre eigenen Wiederherstellungen vor Ort durchzuführen – für einzelne Dateien oder ganze VMs – und spart so allen Beteiligten Zeit. Cohesity ermöglicht es den VITAS-Mitarbeitenden außerdem, schnell eine VM für Testumgebungen bereitzustellen und dabei VMware-Rechenleistung und Cohesity-Kapazität zu nutzen. „Sobald sie live ist und die Teams erhalten, was sie brauchen, können sie sie abschalten“, sagt Alicea.

VITAS profitiert auch in anderer Hinsicht von Cohesity SmartFiles, z. B. durch die Möglichkeit, Dateifreigaben über SMB bereitzustellen und S3-Container zu nutzen. Laut Alicea war Cohesity in Bezug auf die Datenbankleistung beim Schutz patientenbezogener Dokumente und Bilder ein echter Fortschritt, da diese Bilder zuvor direkt in der Datenbank gespeichert wurden. „Jetzt verweisen sie einfach nur auf den Cohesity-Speicher“, sagt Alicea. „Und mit Cohesity müssen wir keinen sehr schnellen, hochwertigen All-Flash-Speicher mehr beschaffen.“

Angesichts der sich verändernden Sicherheitslandschaft mit zunehmenden Ransomware-Angriffen ist VITAS vom Cybersicherheitsansatz von Cohesity überzeugt. Neben der sicheren Datenisolierung schätzt VITAS auch weitere Sicherheitsmaßnahmen von Cohesity, etwa den eingeschränkten Datenzugriff für ausgewählte Personen und proaktive Benachrichtigungen bei ungewöhnlicher Entropie in Backups – ein Hinweis darauf, dass sich viele Daten verändert haben und möglicherweise ein kritisches Problem besteht, das schnell untersucht werden sollte.

„Eine große Sorge von Gesundheitsorganisationen im Zusammenhang mit Ransomware besteht darin, erst 45 Tage nach einem Angriff davon zu erfahren – also nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist“, erklärt Alicea. „Wenn wir eine Warnmeldung von Cohesity Helios mit der Information erhalten, dass unsere Backup-Daten erheblich geändert wurden, zum Beispiel um 70 %, was auf eine Verschlüsselung hinweist, dann stellt dies sicher, dass wir es nicht zu spät bemerken. Die KI, die Cohesity bereitstellt, ist sehr wertvoll für uns.“

Die Ergebnisse

Aus geschäftlicher Sicht ist Cohesity für das VITAS-Team deutlich einfacher zu verwalten. Die IT hat Server aus Rechenzentren und Remote-Standorten konsolidiert, um den Datenschutz zu verbessern und Wiederherstellungen zu beschleunigen. Im Gegensatz zu früheren Backups, die oft das ganze Wochenende liefen und regelmäßig zu Betriebsproblemen führten, verkürzt Cohesity die Durchlaufzeiten.

„Als unser Backup-Spezialist in den Ruhestand ging, ermöglichte uns die verkürzte Durchlaufzeit mit Cohesity, qualifizierteres Personal einzustellen – was unsere Leistungsfähigkeit verbessert hat“, sagt Palmer. „Ein großer Vorteil der Cohesity Plattform ist, dass sie Mitarbeitende von Backup-Überwachung entlastet, sodass sie sich auf geschäftskritische Aufgaben konzentrieren können.“

Aus technischer Sicht steht Cohesity für Einfachheit. Das Team verbringt jetzt weniger als zwei Stunden pro Woche mit regelmäßigen Backups. Auch das Erstellen von Backup-Jobs und -Richtlinien ist einfacher geworden. „Wir nutzen alle eine einzige Managementkonsole. Niemand braucht einen Hochschulabschluss, um damit zu arbeiten. Es kommuniziert direkt mit unserer vSphere. Wir können Freitextsuchen durchführen und Informationen sehr schnell abrufen. Jeder Standort braucht nicht viel mehr als einen vorkonfigurierten Platz in VMware und das Starten der VM. Meiner Meinung nach geht es nicht einfacher“, sagt Alicea. Cohesity führt automatisch Installationen und Upgrades durch, während das Support-Team bei Bedarf einsatzbereit ist.

Im Betrieb kann sich jeder im Team einfach in ein Webportal einloggen und innerhalb von etwa 15 Minuten eine neue Kraft einarbeiten, so Alicea. „Das zeigt, wie einfach eine Wiederherstellung mit Cohesity ist.“

Wichtige Vorteile

• 90 % weniger wöchentlicher Arbeitsaufwand für die Backup-Verwaltung
• Umschichtung von Personalressourcen von „Backup-Betreuung“ hin zu wichtigeren Aufgaben
• Möglichkeit, Dateifreigaben für den Zugriff über SMB zu erstellen und zu veröffentlichen sowie S3-Container mit Cohesity SmartFiles zu nutzen
• 80 % weniger Backup-Richtlinien – von etwa 60 auf 10
• Datenbanksicherungen durch Einsatz der S3-Komponente von 4 TB auf unter 1 TB reduziert
• Schnelle Self-Service-Wiederherstellungen von entfernten Standorten mit nur 15 Minuten Schulungsaufwand
• Ransomware-Schutz