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Cuando el Departamento de Finanzas de California comenzó a usar Microsoft 365 (M365), querían copias de seguridad en la nube. Su solución de copia de seguridad local existente requería un costoso mantenimiento de la infraestructura y el software, y no ofrecía protección contra el ransomware. La solución: Cohesity DataProtect proporcionado como servicio y alojado en Microsoft Azure. Apenas unos meses después, se produjo una recompensa inesperada, cuando el Departamento sufrió un ataque de ransomware. Gracias a las copias de seguridad inmutables de Cohesity, el departamento restauró los datos de M365 de casi todos los 500 usuarios en 12 horas, una fracción del tiempo que se tardó en restaurar los datos que aún estaban respaldados por la solución de otro proveedor. No se pagó ningún rescate. Hoy en día, el departamento también realiza copias de seguridad de sus servidores virtuales en la nube con Cohesity, lo que le garantiza la tranquilidad de saber que los datos se pueden restaurar rápidamente en caso de ciberataques u otros desastres.
El 10 de enero tiene un significado especial para el gobierno del estado de California, ya que es el día en que el gobernador presenta el presupuesto a la legislatura. La votación se celebra el 15 de junio, y las semanas previas a ambas fechas son de gran actividad para el Departamento de Finanzas. “Si los datos desaparecen en las semanas previas a esos plazos, el proceso de elaboración del presupuesto se paraliza”, afirma Chris Dove, arquitecto empresarial del Departamento de Finanzas del Estado de California.
Como parte de su estrategia de disponibilidad de datos, el equipo de TI del departamento necesita una copia de seguridad y recuperación seguras de los datos de M365(Exchange, OneDrive y Teams) para sus casi 500 empleados. “M365 no tiene SLA para restauraciones de datos”, dice Dove. “Su única copia de seguridad es la papelera de reciclaje. Por lo tanto, si la papelera de reciclaje se daña o necesita un archivo eliminado que ha superado el período de retención, no hay nada que hacer”.
Hasta 2020, el Departamento realizaba copias de seguridad de los datos de M365 en sus propias instalaciones, utilizando el software propietario del proveedor del servidor. Pero las copias de seguridad y las restauraciones requerían múltiples interfaces, encontrar los archivos perdidos llevaba demasiado tiempo y el mantenimiento del software consumía varios días al mes. “Dedicábamos más tiempo a las actualizaciones de software que a las copias de seguridad”, afirma Dove. “Sabíamos que trasladaríamos las copias de seguridad a la nube en algún momento”. Ese momento llegó antes de lo esperado, cuando la pandemia de COVID-19 obligó al personal a trabajar desde casa. Los cortes accidentales en las líneas de fibra óptica provocados por los equipos de construcción impidieron al personal conectarse a los datos y aplicaciones que necesitaban para realizar su trabajo. Mover las operaciones fuera del centro de datos y a la nube de repente se volvió urgente
Tras comparar las principales soluciones de protección de datos del Cuadrante Mágico de Gartner, Dove eligió Cohesity DataProtect, un servicio gestionado por Cohesity. “Cohesity tenía la única solución que daba prioridad a la nube: los otros proveedores solo tenían planes”, dice Dove. Le gustaron los acuerdos de nivel de servicio (SLA) para la recuperación de archivos, y las sólidas protecciones de seguridad de Cohesity cerraron el trato. “Aunque no habíamos sufrido ningún ciberataque importante, nos gustaba saber que las copias de seguridad de Cohesity no pueden ser alteradas por los atacantes y que los datos se analizan continuamente para detectar cambios sospechosos entre una copia de seguridad y otra”, afirma Dove.
El departamento comenzó utilizando Cohesity para realizar copias de seguridad de los datos de M365 en Microsoft Azure. Al principio, continuaron utilizando su software heredado para realizar copias de seguridad de los servidores virtuales en las instalaciones. Todo iba bien hasta diciembre de 2022, cuando el Departamento sufrió un ataque de ransomware, en plena fase de elaboración del presupuesto. “Me despertó una llamada temprano por la mañana de mi analista de sistemas, que estaba alarmado por una actividad inusual en la red”, recuerda Dove. “Hicimos todo lo que pudimos, pero pronto nuestros ordenadores portátiles fueron cifrados y empezaron a salir montones de avisos de rescate de todas las impresoras conectadas a la red. Nunca olvidaré cuando tuve que llamar a nuestro director de informática para decirle: “Nos han pedido un rescate”.
En las horas frenéticas que siguieron, hubo un rayo de esperanza: “Tras el ataque de ransomware, restauramos los 2,5 TB de datos de M365, protegidos por Cohesity DataProtect en Azure, en 12 horas”, afirma Dove. “No pagamos ningún rescate”.
El departamento también recuperó finalmente sus servidores virtuales, que se habían copiado en las instalaciones con otra solución. Pero restaurar esos datos requería un esfuerzo hercúleo de 72 horas. “Al ver lo rápido que recuperábamos los datos con la copia de seguridad como servicio de Cohesity, empezamos a utilizar Cohesity también para realizar copias de seguridad de servidores virtuales, inicialmente en nuestras instalaciones y más tarde en la nube de Azure”, afirma Dove. Hoy en día, el equipo de TI realiza copias de seguridad de todos los datos (7,5 TB de datos de M365 y 85 TB de servidores virtuales) en Azure con Cohesity DataProtect, que se ofrece como servicio. Se acabaron los servidores locales. “Somos una de las primeras agencias gubernamentales del estado de California en estar 100 % en la nube”, afirma Dove.
Con el ataque de ransomware ya superado, el equipo de TI tiene la tranquilidad de saber que podrá recuperar los datos rápidamente cuando se produzca el próximo incidente de seguridad.
El personal agradece que los archivos y servidores virtuales perdidos o dañados puedan recuperarse rápidamente. “Encontrar correos electrónicos y documentos es prácticamente instantáneo con Cohesity, y generalmente los restauramos en menos de un minuto”, dice Dove. “Con nuestra antigua solución, las restauraciones de archivos podrían tardar 30 minutos”.
El equipo de TI ahorra tiempo. “El mantenimiento de nuestra antigua solución de protección de datos local nos llevaba más de 24 horas al mes”, afirma Dove. “Fue una pesadilla: descargar actualizaciones, pausar copias de seguridad y llamar al proveedor. Al proporcionar copias de seguridad como servicio, Cohesity nos ha permitido dedicar más tiempo a otros proyectos que respaldan nuestra misión”.
Todo eso y el coste total de propiedad (TCO) se redujo. “La eliminación de la infraestructura de almacenamiento local y el mantenimiento del software, así como el cambio de licencias basadas en la capacidad a licencias basadas en el usuario, amortizarán la inversión inicial en Cohesity en un plazo de 18 meses”, afirma Dove.
Ahora, el Departamento está buscando otras soluciones de nube de Cohesity para respaldar la misión. Los planes incluyen el uso de Cohesity SiteContinuity para la recuperación ante desastres y Cohesity FortKnox, que almacena copias de seguridad en un almacén en la nube gestionado por Cohesity, lo que añade otra capa de protección.
La misión del Departamento es actuar como principal asesor del gobernador en materia de política fiscal y promover la sostenibilidad económica a largo plazo y la asignación responsable de los recursos. Parte de su objetivo es aprovechar las tecnologías emergentes para facilitar el acceso a los datos y la información a los responsables políticos y al público en general.
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Oficina del Sheriff del Condado de St. Johns
