Desbloquee el poder de los sistemas de información gerencial

Supongamos que lanzó un nuevo producto el mes pasado. Sin embargo, a pesar de la debida diligencia y las altas expectativas, su rendimiento está muy por debajo de lo esperado.

Para determinar si debe continuar produciéndolo, hacer modificaciones o cambiar la estrategia de marketing, necesitará saber qué salió mal. Por este motivo la información es un activo tan crítico.

Desde los inicios del comercio, los empresarios y las empresas han confiado en los datos seguros y protegidos para obtener una ventaja competitiva sobre sus rivales. Sin embargo, es solo con datos precisos y oportunos que su empresa puede responder adecuadamente a los cambios del mercado y a las necesidades de los consumidores.

Con el aumento de la digitalización en las últimas décadas, existe una mayor necesidad de que las organizaciones accedan a los datos y los usen. Sin embargo, la mayoría no lo hace de manera eficiente. Según el 82 % de los empleados, su productividad se ve afectada por una mala gestión de la información.

Uno de los motivos principales es que puede ser muy difícil controlar varios sistemas y fuentes de información.

Las empresas necesitan un sistema de información gerencial (Management Information System, MIS) que almacene, organice y analice toda la información de su negocio en un solo lugar. Sin embargo, muchas soluciones de MIS en las instalaciones pueden ser costosas y su mantenimiento puede llevar bastante tiempo.

Afortunadamente, si busca la mejor manera de aprovechar dichos sistemas y se alía con el partner adecuado para apoyarlo, podrá capitalizar los datos para hacer crecer su empresa. Siga leyendo para obtener más información sobre los sistemas MIS y cómo Veritas migra los datos y lleva los sistemas de información gerencial en las instalaciones a la nube o al entorno de nube híbrida.

¿Qué es un sistema de información gerencial?

Los sistemas de información gerencial (MIS) son herramientas poderosas que los gerentes usan para compilar grandes cantidades de datos de diversas fuentes, lo que les permite tomar decisiones informadas en poco tiempo. Desde las operaciones diarias hasta las estrategias de primer nivel, los sistemas MIS permiten una visión integral de la información necesaria para tomar decisiones y crear informes de manera rápida y efectiva.

Al aprovechar el sistema MIS, quienes toman las decisiones pueden acceder a informes integrales y observar desde las minucias cotidianas hasta las iniciativas estratégicas de gran escala.

Aunque los sistemas de información modernos están impulsados principalmente por la tecnología, la idea de los MIS es más antigua que los avances informáticos actuales.

Un MIS tiene como objetivo proporcionar a los gerentes comentarios sobre su desempeño, mientras que los ejecutivos pueden usar el sistema para supervisar la organización en general. El sistema MIS suele mostrar datos en comparación con los resultados planeados y los valores del año anterior para registrar el progreso hacia objetivos determinados.

Los sistemas parcialmente automatizados vinculados a mostradores de cobro proporcionan datos procesados por el sistema MIS. Además, los usuarios pueden utilizar lenguajes de consulta integrados o reportes programados en intervalos periódicos para obtener información sobre el rendimiento de la empresa. Los gerentes incluso pueden aprovechar las funciones de visualización especialmente diseñadas en sus monitores adicionales y redes conectadas con el sistema para ver rápidamente los movimientos de las acciones.

Historia y origen de los sistemas MIS

El sistema MIS es la versión digital de los procesos para llevar registros y contabilidad. La versión más antigua de este sistema son los libros mayores. Este sistema permite a los dueños de los negocios administrar sus finanzas de manera eficiente y rastrear con precisión todos los flujos de ingresos y gastos.

La automatización de los sistemas MIS empezó en la década de 1880 con las máquinas perforadoras de tarjetas para tabular y contar información. Estas tarjetas, que muchos siguen recordando hoy en día, se usan para capturar datos que luego pueden procesarse adicionalmente a través de otras máquinas para imprimir conteos y registros.

En su momento, las tarjetas eran parecidas a lo que ahora se conoce como registros de bases de datos. IBM, una compañía que se hizo mundialmente conocida, se creó en 1911 y luego se le nombró Computing-Tabulating-Recording Company (empresa de informática, tabulaciones y registros).

Antes de IBM, estaban las C-T-R. Las tarjetas perforadas ayudaron a mantener registros precisos, tanto de tiempo como de pesos en básculas. Uno de los mejores ejemplos de uso de las tarjetas perforadas C-T-R fue el censo de Estados Unidos, que adoptó esta tecnología para documentar y analizar sus datos con éxito.

Después de la Segunda Guerra Mundial, las computadoras se volvieron más abundantes y los sistemas de tarjetas perforadas sirvieron como la principal fuente de entrada y salida de datos. Sorprendentemente, estos mecanismos anticuados continuaron usándose hasta la década de 1970.

Finalmente, fueron reemplazados por medios de almacenamiento magnéticos mucho más eficientes como cintas y discos. Al usar estas tecnologías en las computadoras, los cálculos se aceleraron significativamente y fue posible hacer cálculos prácticamente ilimitados, un hito importante que llevó a la creación de los MIS.

Cómo funciona un MIS

Los sistemas de información gerencial pueden desempeñar varios roles en su organización. Esto incluye el seguimiento de inventario, ventas, equipos y otros conocimientos clave del negocio.

Con el avance de la tecnología a lo largo de los años, los sistemas MIS han pasado de ejecutarse en mainframes a sistemas cliente/servidor. Este sistema se opera normalmente en la nube o como una solución de nube híbrida. Con estos avances, usted puede acceder a potentes herramientas de datos con la máxima flexibilidad y escalabilidad. Esto le permite comprender mejor sus operaciones y a sus clientes.

Tipos de sistemas MIS

Dado que los negocios interactúan con una vasta cantidad de datos, existen diferentes tipos de sistemas MIS. Cada uno se enfoca en un conjunto de datos único que admite las funciones de los respectivos departamentos y gerentes.

De forma general, se pueden categorizar así:

• Sistemas de apoyo gerencial (Management Support Systems, MSS): estos sistemas permiten a los usuarios finales generar informes y hacer análisis detallados para ayudar a la organización a lograr sus objetivos. Al usar este mecanismo eficiente, puede obtener información valiosa que mejora los procesos de toma de decisiones.
• Sistemas de procesamiento de transacciones (Transaction Processing System, TPS): desde el procesamiento de nóminas hasta el cumplimiento de pedidos para una tienda en línea e incluso la facturación, estas soluciones manejan las transacciones cotidianas de un negocio.
• Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (Decision Support Systems, DSS): al evaluar los datos pertinentes del negocio, los DSS pueden ofrecer a los gerentes información sólida para que tomen decisiones informadas. Por ejemplo, un DSS puede predecir con precisión los ingresos potenciales con base en los supuestos de ventas de nuevos productos.
• Sistemas expertos: aprovechando el poder de la IA, estas soluciones brindan a los gerentes acceso a información y orientación invaluables que simula el conocimiento experto de un profesional en cualquier industria determinada.

Para cada una de sus categorías, los MIS están diseñados para tareas específicas. Por ejemplo:

• Sistemas de información de recursos humanos (HRIS, Human Resource Information Systems): este tipo de MIS se centra en la gestión de los empleados. Los sistemas HRIS suelen incluir la gestión de nóminas, de prestaciones, de revisiones de rendimiento de empleados y seguimiento de asistencia de empleados.
• Sistema de información gerencial de la producción (PMIS, Production Management Information System): Este sistema se utiliza en la fabricación con un enfoque central en la administración y seguimiento de los procesos de producción. Con este sistema, la gerencia puede rastrear fácilmente el estado de toda su planta y tomar decisiones en consecuencia.
• Sistema de información gerencial de laboratorio (LIMS, Laboratory Information Management System): El LIMS está diseñado explícitamente para la administración de laboratorios. Este MIS le permite rastrear productos químicos, muestras y otros datos relevantes relacionados con el laboratorio.

¿Cómo se compara el MIS con la administración de TI?

Los MIS son una función al nivel de la gerencia, mientras que la administración de tecnología de la información (TI) se encuentra a nivel organizacional. Así, el MIS reporta a la gerencia de la organización, mientras que la administración de TI es responsable de las operaciones generales de administración de TI de la organización.

El papel del MIS (importancia del MIS)

En el mundo actual, las empresas se enfrentan a más datos que nunca. Por esto, las organizaciones necesitan maximizar sus sistemas de información gerencial para comprender mejor a sus clientes y optimizar los procesos.

Con un departamento de MIS y sistemas de software, las empresas pueden obtener una ventaja significativa en su sector. Los datos recolectados por un MIS son invaluables para la toma de decisiones relacionadas con las ventas, los procesos de fabricación, la distribución de recursos y mucho más. Además, ambas facetas de esta tecnología son increíblemente útiles para aumentar la productividad ya que los empleados tienen más tiempo para enfocarse en tareas productivas.

El departamento de MIS es esencial para brindar servicios de soporte vitales en cualquier organización. Sus funciones incluyen:

• Gobernanza: El departamento de sistemas de información gerencial (MIS) es responsable de idear, administrar y hacer cumplir las regulaciones que rodean el uso de sistemas informáticos dentro de una organización. Esto incluye el desarrollo de medidas de seguridad de TI y la implementación de pautas sobre el uso que hacen los empleados de los recursos tecnológicos y la infraestructura de red de la compañía. Además, el MIS trabaja para garantizar la protección contra cualquier acceso no autorizado o intención maliciosa.
• Infraestructura: El departamento de MIS es fundamental para las operaciones diarias de su negocio, ya que brinda servicios de soporte invaluables para teléfonos, computadoras de escritorio o laptops, servidores y aplicaciones informáticas. Son un salvavidas esencial a la hora de solucionar cualquier problema relacionado con la infraestructura y ayudar a los empleados con sus necesidades informáticas. La informática en la nube también es un foco central ya que se ha vuelto cada vez más importante en el mundo digital actual.
• Administración de datos: El departamento de MIS administra y mantiene sistemas críticos que equipan a los empleados para acceder y modificar los datos del negocio. Además, deben garantizar la seguridad y confiabilidad de estas plataformas de administración de datos.

Beneficios de un sistema de información gerencial

Este MIS proporciona numerosos beneficios tanto a las grandes organizaciones como a las pequeñas empresas. Algunos de estos incluyen:

Mejora la precisión de los datos

Como usted sabe, los datos son esenciales para el funcionamiento y crecimiento diarios de una empresa. Sin embargo, no se trata solo de tener datos, sino de acceder a la información correcta. Con un MIS, las empresas pueden tener una única fuente de información para acceder a datos precisos y confiables. Esto elimina la necesidad de procesos manuales y reduce el potencial de errores humanos.

Mejora la eficiencia del negocio

Su MIS puede ayudarle a identificar áreas de ineficiencia y optimizar los procesos. Al recopilar datos y analizarlos, puede descubrir oportunidades para automatizar flujos de trabajo y racionalizar las operaciones. Esto no solo mejora la eficiencia general sino que también libera el tiempo de los empleados y les permite centrarse en tareas más estratégicas.

Brinda un acceso más rápido a la información

La administración de la información es invaluable, lo que le brinda un acceso más fácil a datos vitales. Como administrador de información, puede hacer que su trabajo sea mucho más manejable si comprende cómo maximizar el uso de los recursos disponibles y mejorar la precisión, calidad y puntualidad de la administración de la información empresarial.

Desarrolla una política de información robusta

Contar con sistemas MIS es estupendo. Sin embargo, sin una política de información robusta, no podrá sacarles el máximo provecho. Esta política le ayudará a proteger sus datos y a garantizar que se almacenen de forma segura.

Un sistema de administración de la información le permite crear un conjunto estandarizado de políticas que rigen el uso de datos dentro de una organización, como los derechos de acceso, medidas de seguridad y personal autorizado.

Para garantizar que todos los empleados comprendan bien la política de información de su organización, es esencial proporcionarles una visión general completa de las pautas y ayudarlos a manejar sus datos a lo largo de su ciclo de vida.

Apoya las necesidades del negocio

Cuando se administra correctamente, le permite utilizar la información para monitorear los cambios y mejorar su rendimiento. Esto implica utilizar el sistema con fines de planificación, organización y seguimiento. Además, una de las ventajas de la administración de la información es que proporciona los datos necesarios para promover los procesos de negocio, las capacidades de toma de decisiones y las operaciones.

Mejora la administración de riesgos

Mantenerse al día sobre las tendencias más actuales de administración de la información es esencial para cualquier organización que busque disminuir los riesgos de seguridad. Uno de los principales beneficios radica en su capacidad para aumentar la protección de datos y reducir posibles amenazas físicas y digitales. La seguridad de la información funciona para mantener seguros los datos confidenciales y evitar que usuarios no autorizados accedan a los recursos valiosos de su red.

Inteligencia empresarial

Business Intelligence (BI) es un término utilizado para definir tecnologías, aplicaciones y procesos que permiten a una organización recopilar datos de sistemas internos y fuentes externas. Luego se analizan para tomar decisiones informadas sobre las operaciones comerciales.

Su MIS puede ayudar a que sea más fácil sacar el máximo provecho de sus datos mediante la integración de herramientas y funciones de BI. Esto puede ayudarle a obtener una mayor información sobre su base de clientes, sus comportamientos, preferencias y las tendencias del mercado.

Mejora la prestación de servicios

El MIS facilita a los gerentes prestar servicios de manera rápida y eficiente. Permite a la gerencia acceder y analizar datos rápidamente, identificar procesos que necesitan mejoras y crear estrategias que puedan optimizar las operaciones.

Además, los MIS brindan visibilidad sobre el comportamiento y las preferencias del cliente, lo que puede ayudarlo a personalizar la entrega de su servicio. Esto le permite crear una experiencia de cliente personalizada según las necesidades individuales de cada uno.

Recuperación después de un desastre

Una de las tristes verdades sobre los negocios es que, en algún momento, algo saldrá mal. Lo más importante es cómo se puede recuperar. Con un MIS, puede almacenar datos vitales y tenerlos listos para recuperarlos en caso de emergencia.

Esto es beneficioso ya que garantizará que su negocio pueda continuar operando con el mínimo tiempo fuera de servicio, incluso si ocurre un desastre. También significa que todos sus valiosos datos se mantienen seguros y a salvo de ejecutores maliciosos.

Mejora en el análisis de datos

Las empresas de análisis de datos pueden detectar rápidamente patrones y conocimientos, que luego se pueden aprovechar para impulsar la toma de decisiones estratégicas. Por ejemplo, si un tipo específico de negocio es propenso a sufrir daños o robos con más frecuencia que otros, podría ser más productivo priorizar la detección de tales incidencias concentrándose en áreas donde los datos disponibles son abundantes.

Al aprovechar los sistemas de información gerencial, las empresas de todos los tamaños pueden maximizar sus estrategias de administración de datos y mejorar su eficiencia y productividad generales. Con el MIS adecuado, puede acceder fácilmente a los datos necesarios para informar las decisiones y obtener una ventaja competitiva en el mercado.

Carreras en sistemas de información gerencial

Además de los sistemas de software, el departamento de MIS dentro de una empresa es responsable de administrar y desarrollar los sistemas de información gerencial. Como tal, hay una demanda alta de personal de MIS, ya que son quienes ayudan a proporcionar conocimientos invaluables sobre los procesos, operaciones y estrategias del negocio.

Las carreras en MIS incluyen el análisis y la administración de datos, administración de TI, business intelligence, desarrollo y administración de aplicaciones, ingeniería de software, gestión de proyectos y más.

Algunas de las competencias deseables entre los profesionales de MIS incluyen:

• Excelente comunicación y habilidades interpersonales
• Gran capacidad analítica y resolución de problemas
• Habilidades organizativas y de gestión
• Experiencia en desarrollo de software, administración de bases de datos, business intelligence y análisis
• Experiencia con sistemas de gestión empresarial
• Capacidad para trabajar de forma independiente con una supervisión mínima

La demanda de profesionales de MIS abarca numerosas industrias, incluyendo el comercio minorista, las finanzas, la salud y el gobierno. Si busca seguir una carrera en estos sistemas, entonces una licenciatura en MIS o en algún campo relacionado es esencial para tener éxito.

Algunas de las carreras profesionales en esta línea de trabajo incluyen:

• Gerente de servicios técnicos
• Gerente de sistemas de información
• Administrador de sistemas
• Especialista en redes

¿En qué puede ayudarle Veritas?

Cuando se trata de tecnología y mejora del desempeño empresarial, Veritas es su partner ideal. Ofrecemos numerosos productos, entre ellos una solución de migración y disponibilidad de datos que puede ayudarle a trasladar los MIS de sus instalaciones a la nube mientras todos sus datos permanecen disponibles y protegidos.

Nuestras soluciones nativas de la nube le permiten desbloquear todo el valor de sus datos, lo que le ayuda a tomar mejores decisiones y obtener información más rápido.

En Veritas, nos esforzamos por brindar servicios de la más alta calidad que satisfagan todas las necesidades de su negocio. Nuestro experimentado equipo trabajará con usted en cada paso del camino para garantizar una transición fluida y ayudarlo a lograr el éxito.

Con nuestras soluciones, puede asegurarse de que su negocio se mantenga actualizado con la última tecnología, lo que le permite mejorar el rendimiento de su negocio y mantenerse competitivo en el mercado actual.

Nuestras soluciones de nivel empresarial están diseñadas para mantener sus datos seguros y organizados, asegurando que toda su información se mantenga a salvo de ejecutores maliciosos. Con nuestras soluciones analíticas avanzadas y nuestra experiencia en ingeniería de software, le ayudaremos a tomar decisiones de manera más rápida y precisa. Por lo tanto, si busca llevar su negocio al siguiente nivel, contáctenos hoy y emprenderemos el camino hacia el éxito.

Póngase en contacto con nosotros hoy para obtener más información sobre nuestras soluciones y aprender cómo podemos ayudarle a preparar una estrategia integral.

Preguntas más frecuentes

¿Qué es un sistema de información de gestión?

Un sistema de información gerencial (MIS) es un sistema informático que proporciona a la gerencia herramientas para organizar, analizar y acceder a los datos. Los MIS utilizan los datos recopilados dentro de la organización para tomar decisiones, supervisar operaciones y mejorar estrategias.

¿Cuáles son algunos de los tipos de sistemas de información gerencial?

Los tipos de sistemas de información gerencial suelen incluir sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM, Customer Relationship Management), sistemas de información de recursos humanos (HRIS, Human Resource Information Systems), sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, Enterprise Resource Planning) y sistemas de gestión de información de laboratorio (LIMS, Laboratory Information Management Systems).

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de información gerencial?

Los beneficios de un sistema de gestión de la información incluyen una mejor administración de datos, una mayor productividad, una mejor toma de decisiones, procesos de negocio simplificados y ahorros de costos.

¿Cuál es el papel de un sistema de información gerencial (MIS)?

La función de los sistemas de información gerencial es proporcionar a la gerencia las herramientas que necesita para acceder a los datos y tomar decisiones. Además, un sistema de información gerencial puede ayudar a los gerentes a monitorear las operaciones y obtener información sobre el desempeño del negocio.

¿Cómo se comparan los sistemas de información gerencial con la administración de TI?

La administración de TI se enfoca en la gestión de hardware y software dentro de una organización, mientras que los sistemas de información se enfocan en administrar datos en toda la organización. Por lo tanto, los profesionales de MIS suelen tener más experiencia en la administración de datos que aquellos especializados en administración de TI.

¿Qué habilidades se necesitan para administrar un sistema de información gerencial?

Para administrar de manera efectiva un MIS, necesita una combinación de habilidades técnicas y comerciales. Esto incluye conocimientos de programación, bases de datos, diseño de sistemas y gestión de proyectos. Además, es esencial comprender los procesos de negocio y la analítica.