O Departamento de Finanças da Califórnia não pagou resgate e restaurou os dados do Microsoft 365 em 12 horas com a Cohesity

Quando o Departamento de Finanças da Califórnia começou a usar o Microsoft 365 (M365), buscava uma solução de backup em nuvem. A solução de backup local existente exigia infraestrutura e manutenção caras, além de não oferecer proteção contra ransomware. A resposta foi o DataProtect da Cohesity, oferecido como serviço e hospedado no Azure da Microsoft. O benefício inesperado veio apenas alguns meses depois, quando o Departamento foi atingido por um ataque de ransomware. Graças aos backups imutáveis da Cohesity, o Departamento restaurou os dados do M365 de quase 500 usuários em 12 horas, uma fração do tempo necessário para restaurar dados ainda armazenados por outra solução de backup. Nenhum resgate foi pago. Atualmente, o Departamento também faz backup de seus servidores virtuais na nuvem com a Cohesity, garantindo tranquilidade ao saber que os dados podem ser rapidamente restaurados em caso de ataques cibernéticos ou outros desastres.

O desafio

O dia 10 de janeiro tem grande importância para o governo estadual da Califórnia, pois é quando o governador apresenta o orçamento à Assembleia Legislativa. A votação acontece em 15 de junho e, nas semanas anteriores a essas datas, há uma intensa movimentação no Departamento de Finanças. “Se os dados ficam indisponíveis nas semanas críticas que antecedem esses prazos, o processo orçamentário simplesmente para”, afirma Chris Dove, arquiteto corporativo do Estado da Califórnia e do Departamento de Finanças.

Como parte de sua estratégia de disponibilidade de dados, a equipe de TI do Departamento precisa de backup e recuperação dos dados do M365 (Exchange, OneDrive e Teams) para quase 500 funcionários. “O M365 não oferece SLAs para restauração de dados”, explica Dove. “O único backup é a lixeira. Se ela for corrompida ou se precisar recuperar um arquivo já excluído após o período de retenção, você fica sem opção.”

Até 2020, o Departamento fazia backup dos dados do M365 em servidores locais, utilizando o software proprietário do fornecedor. No entanto, os backups e restaurações exigiam várias interfaces, a localização de arquivos perdidos demorava demais e a manutenção de software consumia vários dias por mês. “Gastávamos mais tempo com atualizações de software do que com os próprios backups”, afirma Dove. “Sabíamos que, em algum momento, precisaríamos migrar os backups para a nuvem.” Esse momento chegou antes do esperado, quando a pandemia de Covid obrigou a equipe a trabalhar de casa. Cortes acidentais em cabos de fibra ótica, provocados por equipes de construção, impediam o acesso dos funcionários aos dados e aplicativos necessários para realizar suas atividades. A migração das operações para fora do centro de dados e para a nuvem tornou-se, de repente, urgente

A solução

Comparando as principais soluções de proteção de dados do Gartner Magic Quadrant, Dove escolheu o DataProtect da Cohesity, oferecido como serviço e gerenciado pela própria Cohesity. “A Cohesity tinha a única solução realmente baseada em nuvem. Os outros fornecedores tinham apenas planos”, afirma Dove. Ele gostou dos contratos de nível de serviço (Service-Level Agreements, SLAs) para recuperação de arquivos e das proteções de segurança robustas da Cohesity, que garantiram a decisão. “Embora não tivéssemos enfrentado um grande ataque cibernético, gostamos de saber que os backups da Cohesity não podem ser alterados por invasores e que os dados são continuamente analisados para detectar mudanças suspeitas de um backup para o outro”, explica Dove.

O Departamento começou usando a Cohesity para realizar o backup dos dados do M365 no Azure da Microsoft. Inicialmente, eles continuaram utilizando o software legado para fazer backup dos servidores virtuais locais. Tudo corria bem até dezembro de 2022, quando o Departamento foi atingido por um ataque de ransomware, bem no meio do ciclo orçamentário. “Acordei com uma ligação de um analista de sistemas logo cedo, avisando sobre uma atividade incomum na rede”, relembra Dove. “Tomamos as medidas possíveis, mas logo nossos laptops foram criptografados e uma enxurrada de mensagens de resgate começou a sair de todas as impressoras conectadas à rede. Jamais vou esquecer de ter que ligar para o nosso diretor de TI e dizer: ‘Fomos sequestrados por ransomware’.”

Nas horas agitadas que se seguiram, houve um ponto positivo: “Após o ataque de ransomware, restauramos todos os 2,5 TB de dados do M365, protegidos pelo DataProtect da Cohesity no Azure, em 12 horas”, afirma Dove. “Não pagamos nenhum resgate.”

O Departamento também conseguiu recuperar seus servidores virtuais, que haviam sido copiados localmente com outra solução. Mas restaurar esses dados foi um esforço hercúleo de 72 horas. “Vendo como foi muito mais rápido recuperar dados com o backup como serviço da Cohesity, começamos a usar também a Cohesity para fazer backup de servidores virtuais, inicialmente locais e depois na nuvem do Azure”, explica Dove. Hoje, a equipe de TI realiza backup de todos os dados: 7,5 TB de dados do M365 e 85 TB de servidores virtuais no Azure com o DataProtect da Cohesity, oferecido como serviço. Não há mais servidores locais. “Somos uma das primeiras agências governamentais do Estado da Califórnia a estar 100% na nuvem”, afirma Dove.

Os resultados

Com o ataque de ransomware no passado, a equipe de TI tem hoje tranquilidade, sabendo que pode recuperar os dados rapidamente quando ocorrer o próximo incidente de segurança.

A equipe valoriza o fato de que arquivos perdidos ou corrompidos e servidores virtuais podem ser recuperados rapidamente. “Encontrar e-mails e documentos é praticamente instantâneo com a Cohesity, e geralmente conseguimos restaurá-los em menos de um minuto”, diz Dove. “Com nossa solução antiga, a restauração de arquivos podia levar até 30 minutos.”

A equipe de TI economiza tempo. “Manter nossa antiga solução local de proteção de dados consumia mais de 24 horas por mês”, comenta Dove. “Era um processo trabalhoso: baixar atualizações, pausar backups e entrar em chamadas com o fornecedor. Ao oferecer backup como serviço, a Cohesity liberou tempo para que a equipe pudesse se dedicar a outros projetos que apoiam nossa missão.”

Todos esses fatores reduziram o custo total de propriedade. “Eliminar a infraestrutura local de armazenamento e a manutenção de software, além de migrar de um modelo de licenciamento baseado em capacidade para um em usuários, fará com que o investimento inicial na Cohesity seja recuperado em até 18 meses”, afirma Dove.

Agora, o Departamento está avaliando outras soluções em nuvem da Cohesity para alcançar seus objetivos. Os planos incluem o uso do SiteContinuity da Cohesity para recuperação de desastres e do FortKnox, que armazena backups em um cofre digital gerenciado pela Cohesity, oferecendo mais uma camada de proteção.

Principais benefícios

• 12 horas para restaurar automaticamente os dados do Microsoft 365 após um ataque cibernético
• Mais de 24 horas por mês economizadas com a eliminação da manutenção de software
• Restauração de arquivos 97% mais rápida: < 1 minuto
• Redução de 68,7% no TCO
• ROI em 18 meses

Sobre o Departamento de Finanças da Califórnia

A missão do Departamento é atuar como principal assessor de políticas fiscais do governador e promover sustentabilidade econômica de longo prazo e alocação responsável de recursos. Parte de seu objetivo é aproveitar tecnologias emergentes para tornar dados e informações mais acessíveis a formuladores de políticas e ao público em geral.