A Shumaker implantou a Cohesity e reduziu os tempos de backup em mais de 90%

Fundado em 1925, o Shumaker, Loop & Kendrick, LLP é um escritório de advocacia empresarial de serviços completos, com mais de 260 advogados, 50 assistentes jurídicos e 500 funcionários em seus sete escritórios localizados em Toledo e Columbus, Ohio; Tampa e Sarasota, Flórida; Charleston, Carolina do Sul; Charlotte, Carolina do Norte; e Bloomfield Hills, Michigan, EUA.

Como um dos 200 principais escritórios de advocacia dos Estados Unidos, o Shumaker é um prestador de serviços de referência em qualidade, atendendo indivíduos, pequenas empresas, provedores de saúde, organizações sem fins lucrativos, corporações Fortune 500 e multinacionais. Sua missão é trabalhar de acordo com os prazos e orçamentos dos clientes, focar em resultados e manter seus clientes sempre em posição de destaque no mercado.

O desafio

O principal centro de dados da Shumaker está localizado em Toledo, Ohio, com um centro de recuperação de desastres em Michigan, EUA. A empresa possui um total de seis unidades e utilizava uma variedade de soluções legadas de infraestrutura que estavam se tornando caras e difíceis de gerenciar, especialmente quando se tratava de recuperação de dados.

Além disso, devido às aquisições recentes, tornou-se imperativo identificar uma solução que pudesse se integrar facilmente a uma ampla gama de plataformas corporativas. A equipe de TI descreveu o processo de gerenciamento de dados como um “monstro massivo que não funciona bem” e destacou que, como o volume de dados que a empresa gerencia pode flutuar de forma não linear, os custos de licenciamento para acomodar picos resultavam em provisionamento excessivo e caro.

A recuperação de dados era trabalhosa e, ocasionalmente, podia levar até dois dias para restaurar uma única máquina virtual. Sem o rastreamento de bloqueio de alterações na solução existente, os backups podiam levar até 24 horas. Para a replicação de dados, a Shumaker precisava adquirir um circuito dedicado apenas para lidar com o processo em uma de suas soluções anteriores.

A solução

Nos últimos anos, a Shumaker começou a implementar mudanças em toda a sua infraestrutura de TI para permitir um ambiente mais redundante e moderno. A empresa está em processo de migração para a Pure Storage, implantando servidores blade UCS da Cisco em seu local de recuperação de desastres e adotando uma solução única de gerenciamento de dados.

Após considerar soluções da EMC, Commvault, Rubrik, Veeam e Veritas, a Shumaker implantou a Cohesity como uma única plataforma de gerenciamento de dados em escala web. A empresa está usando a Cohesity para backup e recuperação, retenção de longo prazo e arquivamento na nuvem e, em breve, implementará a Cohesity também para gerenciar arquivos e objetos. Atualmente, a Cohesity é usada como NAS em algumas unidades, e a Shumaker pretende migrar seu NAS físico para um ambiente de máquinas virtuais. A partir da interface da Cohesity, a equipe de TI também faz backup de VMs, replica os dados para um segundo cluster da Cohesity, restaura o backup e depois utiliza o Zerto para sincronizar diretamente as alterações restauradas, simplificando o gerenciamento.

Os resultados

Desde que implantou a Cohesity, a Shumaker obteve melhorias significativas em todo o seu ambiente. A Cohesity permitiu que a empresa consolidasse três soluções complexas em uma única plataforma de gerenciamento de dados em escala web, com economia imediata de tempo e recursos.

O ambiente anterior precisava ler os discos e não conseguia executar backups simultâneos. Agora, com a capacidade de rastreamento de bloqueio de alterações entre os backups, os backups do Exchange que antes levavam até 32 horas por servidor agora levam apenas cinco minutos, mesmo com um volume maior de dados. A Cohesity faz backup de até 15 PiB de dados de origem, mas, com mais de 150 vezes de redução dos dados, utiliza apenas 97 TiB de espaço físico de destino. Antes, o processo de recuperação de dados era excessivamente complexo. Hoje, com a funcionalidade de pesquisa global da Cohesity, a Shumaker consegue localizar facilmente qualquer arquivo ou pasta, tornando a recuperação quase instantânea, algo que antes exigia até uma hora da equipe de TI apenas para localizar os dados.

Com a Cohesity, a empresa consegue aproveitar a integração via API com a AWS e a Kroll Ontrack para simplificar o gerenciamento de dados e obter uma visão unificada de toda a sua infraestrutura. A Shumaker usa a Cohesity para explorar a nuvem com foco em retenção de longo prazo, enviando um backup completo para a AWS uma vez por mês e mantendo os dados por seis meses. A empresa também faz backup do seu aplicativo SharePoint com a Cohesity por meio da Kroll e utiliza a plataforma para o Microsoft Exchange. A empresa está em processo de migração do Exchange 2010 para o Exchange 2016 em ambiente local. A Shumaker está fazendo backup de aproximadamente 900 caixas de e-mail com a Cohesity e reduziu o tempo dos backups de 32 horas para cerca de 20 minutos. Com a Cohesity, a empresa consegue usar menos espaço no Exchange, truncando os logs, pois os backups podem ser executados mais de uma vez por dia, criando eficiência no uso do espaço.

O gerenciamento baseado em políticas da Cohesity permite que a equipe de TI defina funções para controle de acesso, estabeleça SLAs para retenção de dados, configure políticas para AWS e defina claramente RPO e RTO. A replicação de dados com a Cohesity eliminou deltas, e os backups incrementais de todo o ambiente foram reduzidos em mais de 90%. Para os backups de SQL , o RPO foi drasticamente reduzido, e a empresa não depende mais de uma janela noturna de oito horas, podendo executar backups durante o dia sem afetar a produção.

“A Cohesity está nos mostrando como aproveitar nossos dados de novas maneiras. Com uma única plataforma de gerenciamento de dados em escala web, a Shumaker não apenas melhorou os tempos de backup e recuperação em mais de 90%, mas também passou a contar com a Cohesity para formas adicionais de lidar com a fragmentação massiva de dados. A Shumaker poderá migrar dados para a nuvem, economizar custos ao utilizar a Cohesity para NAS escalável e definir políticas de gerenciamento de dados para Exchange e outros aplicativos. A Cohesity torna tudo relacionado ao gerenciamento de dados mais simples”, disse Holzhauer.

No futuro, após implantar servidores adicionais blade UCS da Cisco , a Shumaker implementará a Cohesity em cinco de seus escritórios remotos, para espelhar backup e recuperação pelo mesmo painel de controle, com custo consideravelmente menor. Além disso, a Shumaker passará a utilizar NAS da Cohesity, eliminando a necessidade de expandir seu SAN para gerar economias consideráveis e, no futuro, pretende aproveitar a Cohesity também para compartilhamento de arquivos em seus departamentos remotos.

Principais benefícios

• Consolidação de três plataformas em uma única interface para o gerenciamento completo de dados
• Redução de 99% no tempo dos backups do Exchange
• Taxas de redução de dados superiores a 150 vezes
• Economia em CapEx e OpEx, incluindo a eliminação de taxas caras de licenciamento e de futuras despesas com SAN, além de liberar a equipe para focar em outros projetos