A Southport School reforça a proteção de dados com a Cohesity

A Southport School (TSS) fazia backup dos dados acadêmicos, administrativos e de alunos do M365 utilizando o Veeam em ambiente local. A solução anterior funcionava de forma razoável e era fácil de usar, mas exigia um investimento significativo em armazenamento nos centros de dados, demandava muito tempo de gerenciamento e oferecia apenas um nível básico de segurança para os dados críticos da escola.

Em 2022, a TSS decidiu adotar o DataProtect da Cohesity, entregue como serviço, para proteger as caixas de e-mail do M365. A solução cria uma cópia isolada de dados de nuvem para nuvem, fora do Microsoft Cloud. Ao transferir seus backups para o serviço de nuvem da Cohesity, hospedado na AWS, a TSS reduziu a dependência de um armazenamento local caro para os backups do M365, além de ganhar mais segurança na proteção dos dados valiosos da escola. A solução da Cohesity também permitiu à TSS simplificar a administração dos backups, reduzir o tempo de recuperação das caixas de e-mail de dias para apenas alguns minutos e atender com mais facilidade aos requisitos de seguro de segurança cibernética.

O desafio

Atender às demandas tecnológicas de 1.680 alunos e mais de 300 professores e funcionários não é uma tarefa simples para a equipe de TI da Southport School. Richard Humphreys, gerente de TI da TSS, é responsável por garantir a integridade e a segurança de múltiplos terabytes de dados críticos armazenados tanto nos servidores locais da escola quanto na nuvem, além de proteger todas as informações confidenciais contra malwares e ataques de ransomware.

“Hoje enfrentamos muitos desafios de segurança no setor educacional, e diversas escolas da nossa região foram recentemente alvo de ataques de ransomware”, explicou Humphreys. “Lidamos com ameaças cada vez mais sofisticadas e complexas, além da necessidade de cumprir todos os requisitos regulatórios aplicáveis às escolas privadas. Estamos confiantes de que podemos superar todos esses desafios, desde que continuemos investindo nas melhores tecnologias de proteção e segurança de dados disponíveis no mercado.”

A TSS utilizava o M365 para armazenar as caixas de e-mail de alunos, professores e funcionários administrativos na nuvem. Eles usavam o Veeam para realizar o backup desses dados do M365 em ambiente local. “Nós usamos o HPE SimpliVity para criar instantâneos das nossas máquinas virtuais. O SimpliVity oferece replicação eficiente de largura de banda para garantir a integridade e a disponibilidade dos dados. É uma solução muito eficiente, pois reduz nossas necessidades de armazenamento e de banda larga devido à sua eliminação de duplicidade e compactação integradas.”

A TSS utilizou os backups do Veeam e do HPE SimpliVity por cinco anos. “Essa solução combinada funcionava bem para a pequena quantidade de caixas de e-mail que havíamos migrado para o M365. Mas, à medida que aumentamos nossa adoção da nuvem, o tempo necessário para restaurar os dados de volta ao ambiente local tornou-se excessivo”, observou Humphreys. “As recuperações eram lentas e complicadas pela forma como nosso ambiente estava configurado.”

Humphreys queria encontrar uma solução de proteção de dados mais eficiente, que permitisse migrar o restante das caixas de e-mail de alunos e funcionários da escola para o M365 e restaurá-las rapidamente. “Do ponto de vista de governança, precisamos garantir que estamos fazendo backup de todos os nossos dados e arquivos, e não apenas de uma parte desse conteúdo valioso”, explicou. “Muitas organizações caem na armadilha de acreditar que a Microsoft Cloud atenderá a todas as suas necessidades de backup e que não há mais com o que se preocupar, mas não é verdade. No modelo de responsabilidade compartilhada de segurança de dados, a responsabilidade pelos dados ainda é sua. É essencial ter um conjunto adicional de backups de todos os seus dados, especialmente em escolas como a nossa, onde há tantas regras e regulamentações de governança que precisamos cumprir.”

A solução

Quando chegou a hora de atualizar a infraestrutura de backup no ano passado, Humphreys decidiu avaliar algumas das soluções mais recentes de proteção de dados disponíveis no mercado. “Tivemos que decidir se passaríamos a utilizar mais o M365, o que fazia sentido financeiramente, já que o investimento na Microsoft já estava feito e não estávamos aproveitando todo o seu potencial, ou se investiríamos novamente em um armazenamento local mais caro com Veeam.” “Decidimos migrar mais dados para o Microsoft Cloud.”

Após analisar diversas soluções de proteção de dados, Humphreys concluiu que o DataProtect da Cohesity, oferecido como serviço, ou seja, um backup totalmente gerenciado como serviço (BaaS), era a melhor forma de a TSS proteger os dados do M365 da escola. “A Cohesity reunia todos os elementos essenciais que procurávamos em um serviço de backup em nuvem”, afirmou. “No início, pensamos em usar apenas a Cohesity em ambiente local pela facilidade de recuperação, mas depois de conversar com a equipe de vendas da Cohesity, decidimos proteger todas as caixas de e-mail do M365 utilizando o BaaS da Cohesity. O DataProtect da Cohesity como serviço permitiu simplificar o gerenciamento de todos os backups e escalar o ambiente facilmente para atender à demanda.”

Os resultados

Após a implementação dos backups da Cohesity, Humphreys ganhou confiança para migrar todas as caixas de e-mail restantes da escola para o Microsoft Cloud. “Com a Cohesity, não dependemos mais apenas das políticas de backup e retenção do M365, temos uma solução adicional de backup que nos permite restaurar facilmente”, compartilhou Humphreys. “Os backups do Veeam são altamente compactados, o que exige muito tempo para descompactar esses arquivos. A recuperação é muito mais rápida na Cohesity, já que basicamente trabalhamos com uma cópia ativa dos nossos dados. Agora podemos recuperar caixas de e-mail ou arquivos em minutos, em vez de dias. Os testes de backup e recuperação também são muito mais simples e rápidos com a Cohesity.”

O Helios, interface SaaS da Cohesity baseada em inteligência artificial, permite que a TSS gerencie com eficiência todas as suas instâncias em nuvem a partir de um único painel intuitivo. “O Helios tem uma excelente capacidade de busca, comparável ao Google”, explicou Humphreys. “A facilidade de uso ao navegar pelas caixas de e-mail é bastante impressionante. A Cohesity é, na prática, uma solução que você configura uma vez e depois pode esquecer, porque ela simplesmente funciona.”

A Cohesity facilitou muito o processo de renovação do seguro de segurança cibernética para a TSS. “Quando contratei um seguro de segurança cibernética pela primeira vez, há alguns anos, o processo foi bem simples”, disse Humphreys. “Nós apenas assinamos a apólice e pagamos o valor. Agora precisamos preencher um questionário muito detalhado que inclui quais políticas de senha utilizamos, quais métodos de autenticação multifatorial adotamos, quais soluções de backup temos, com que frequência fazemos backup, se testamos regularmente os backups e muito mais. Não tenho certeza se conseguiríamos atender aos requisitos mínimos para contratar um seguro de segurança cibernética, se não tivéssemos a Cohesity em operação.”

Além de todos os recursos avançados de gerenciamento e proteção de dados, o modelo de licenciamento da Cohesity também foi muito atrativo para Humphreys. “O licenciamento da Cohesity é baseado no número de caixas de e-mail que precisamos proteger, mas também nos permite integrar uma quantidade ilimitada de dados do OneDrive e do SharePoint sem custo adicional. Atualmente temos 30 TB de dados não estruturados. A Cohesity nos deu a capacidade de aproveitar melhor o OneDrive, o SharePoint e os sites do Teams, sem a preocupação de custos excessivos.”

Além de usar o DataProtect da Cohesity como serviço para proteger as caixas de e-mail do M365, a TSS também quer trazer todo o valor da Cohesity para seu ambiente local. Eles também estão avaliando o DataHawk da Cohesity, solução de segurança SaaS que ajuda a combater ransomware e outras ameaças. O DataHawk oferece cofre digital para proteção cibernética, defesa contra ameaças e classificação de dados baseada em aprendizado de máquina para identificar possíveis exposições de informações sensíveis. “Gostaríamos de incluir o DataHawk da Cohesity como parte do nosso conjunto de segurança”, concluiu Humphreys. “A capacidade de classificar nossos dados não estruturados, que queremos migrar para o M365, seria extremamente valiosa, fortalecendo ainda mais nosso arsenal de proteção de dados.”

Principais benefícios

• Reforço da segurança de dados e maior proteção contra ransomware
• Redução da dependência de armazenamento local caro
• Tempo de recuperação reduzido de dias para minutos
• Facilidade na renovação do seguro de segurança cibernética

Sobre a Southport School

A Southport School (TSS) é uma escola anglicana independente para meninos, localizada em Southport, um subúrbio da Gold Coast, em Queensland, Austrália. Fundada em 1901, a TSS atualmente educa mais de 1.680 alunos (incluindo 300 internos), do jardim de infância ao último ano escolar. Conta com mais de 300 professores e funcionários distribuídos em dois campi.