A VITAS Healthcare reduziu em 90% o tempo gasto com backups locais e em nuvem

As organizações de saúde precisam manter dados de pacientes por períodos específicos. Na VITAS Healthcare, isso significa não apenas proteger os prontuários por sete anos, mas também garantir acesso rápido para auditorias e fins empresariais. Diante das limitações dos antigos produtos de backup, a VITAS escolheu os recursos de gerenciamento de dados de última geração da Cohesity para simplificar processos locais e na nuvem. Assim, a empresa conseguiu migrar dados entre sistemas e utilizá-los para apoiar testes de qualidade e de conformidade. Com o DataProtect da Cohesity, a VITAS reduziu drasticamente em 90% o tempo gasto em backups e passou a ter mais segurança de que seus dados estavam disponíveis sempre que necessário. O SmartFiles da Cohesity, é uma solução segura de arquivos e objetos que moderniza o gerenciamento de dados e aplicações, proporcionando a economia de custos e ganhos de desempenho no acesso a documentos e imagens de pacientes.

O desafio

A VITAS enfrentava falta de tempo e recursos com suas antigas soluções de backup, como Commvault e Veeam com ExaGrid. O sistema interno de registro eletrônico médico (Electronic Medical Record, EMR) , por exemplo, levava cerca de dois dias para concluir um backup, e a cada execução surgiam falhas que precisavam ser monitoradas manualmente. Os backups adicionais também eram problemáticos, principalmente quando havia grandes volumes de dados estruturados em sistemas físicos. A complexidade dos produtos obrigava a VITAS a dedicar recursos exclusivos apenas para administrar os backups. Além disso, o licenciamento complexo penalizava o crescimento dos dados e as atualizações exigiam servidores de mídia dedicados e de difícil gerenciamento.

A VITAS começou a trabalhar com a Cohesity em 2017. “Estávamos mudando para um centro de dados definido por software (Software-Defined Data Center, SDDC) e buscávamos recursos além da tradicional plataforma de armazenamento SAN”, relembra Adam Alicea, diretor de engenharia empresarial da VITAS Healthcare. “Tivemos dificuldades com outros produtos e optamos pela Cohesity porque ela conseguia fazer backup do nosso ambiente de máquinas virtuais VMware e migrar dados para a nuvem. Conforme amadurecíamos nossa infraestrutura, a Cohesity foi ampliando sua solução e, por isso, decidimos adotar totalmente a plataforma da Cohesity.”

A solução

Hoje, a Cohesity é um dos pilares da infraestrutura híbrida em nuvem da VITAS. A empresa opera dois centros de dados com tecnologias VMware SDDC, VMware vSphere, VMware vCenter, VMware vSAN e VMware NSX, enquanto os clusters da Cohesity replicam os backups entre eles. A VITAS também realiza transferência de dados do ambiente secundário para a nuvem, utilizando blobs do Azure para retenção de longo prazo. “A Cohesity funciona muito bem com todas as nossas tecnologias, e o backup em nuvem foi, na verdade, a primeira presença oficial da nossa empresa na nuvem”, afirma Alicea.

Atualmente, a VITAS realiza backup de cerca de dois petabytes de dados estruturados e não estruturados, provenientes do SQL da Microsoft e de máquinas virtuais VMware . A solução também protege imagens, armazenadas como objetos, dentro do sistema interno de EMR, garantindo conformidade regulatória. Do ponto de vista da recuperação, a VITAS pode restaurar máquinas virtuais e imagens com a Cohesity em qualquer centro de dados, além de monitorar todo o ambiente por meio do Helios da Cohesity.

“Com a plataforma da Cohesity, temos confiança de que nossos backups são concluídos diariamente e a garantia de que temos uma visão completa”, explica Ainsworth Palmer,, vice-presidente sênior de infraestrutura de TI da VITAS Healthcare.

Com o DataProtect da Cohesity, a equipe de TI da VITAS passou a oferecer aos engenheiros de rede remotos acesso de autoatendimento para realizar suas próprias restaurações em campo, seja de arquivos individuais ou de máquinas virtuais inteiras, o que gera economia de tempo para todos. A Cohesity também permite que a equipe da VITAS crie rapidamente máquinas virtuais para executar softwares em ambientes de teste, aproveitando os recursos de VMware e da própria Cohesity. “Quando está em execução e as equipes conseguem o que precisam, podem simplesmente encerrar o processo”, comenta Alicea.

A VITAS também usufrui de outros benefícios do SmartFiles da Cohesity, como a possibilidade de criar e publicar compartilhamentos de arquivos acessíveis via SMB e o uso de containers S3. Segundo Alicea, a Cohesity transformou o desempenho do banco de dados para proteger documentos e imagens relacionados a pacientes, que antes eram armazenados diretamente dentro do sistema. “Agora eles são apenas referências dentro da capacidade da Cohesity”, complementa Alicea. “E com a Cohesity, evitamos a necessidade de adquirir aquele armazenamento em flash de alto desempenho e custo elevado.”

No cenário atual, marcado pelo aumento dos ataques de ransomware, a VITAS confia na abordagem de segurança cibernética da Cohesity. Além do isolamento seguro dos dados, a VITAS valoriza outros mecanismos de proteção da Cohesity, como permitir que apenas um grupo restrito de pessoas acesse as informações e o envio de alertas proativos quando há alterações anormais nos backups indicando que uma grande quantidade de dados foi modificada e sinalizando se existe um problema a ser investigado rapidamente.

“Um dos maiores receios das organizações de saúde em relação ao ransomware é descobrir uma invasão somente 45 dias depois, quando já ultrapassou os requisitos de retenção de políticas”, explica Alicea. “Receber um alerta do Helios da Cohesity informando que nossos dados de backup sofreram uma alteração significativa, por exemplo uma variação de 70% indicando criptografia, garante que não descubramos o problema tarde demais. Esse tipo de inteligência artificial da Cohesity tem um valor extremamente alto.”

Os resultados

Do ponto de vista empresarial, a Cohesity é muito mais simples de administrar para a equipe da VITAS. O TI consolidou servidores de centros de dados e de locais remotos para melhorar a proteção das informações e acelerar os processos de recuperação. Enquanto os backups antigos levavam fins de semana inteiros e frequentemente geravam falhas, a Cohesity reduz o tempo de execução.

“Quando o funcionário responsável pelos backups se aposentou, a redução no tempo de ciclo proporcionada pela Cohesity permitiu que nossa equipe pudesse se dedicar a tarefas de maior valor, o que ampliou nossos recursos”, explica Palmer. “Um dos principais benefícios da plataforma da Cohesity é permitir que os funcionários concentrem seu tempo em atividades realmente importantes para a empresa, em vez de ficarem presos ao monitoramento de backups.”

Do ponto de vista técnico, a Cohesity representa simplicidade. Agora, a equipe gasta menos de duas horas por semana cuidando dos backups regulares. Criar trabalhos e políticas de backup também ficou muito mais fácil. “Todos nós acessamos um único console de gerenciamento. Ninguém precisa de conhecimentos equivalentes a uma graduação para operá-lo. Ele se integra ao nosso vSphere. Podemos fazer buscas digitando livremente e obter resultados de forma muito rápida. Cada unidade de armazenamento precisa apenas de um espaço pré-configurado no VMware para que possamos iniciar a máquina virtual. Na minha opinião, não poderia ser mais simples”, afirma Alicea. A Cohesity executa instalações e atualizações automaticamente, enquanto a equipe de suporte está sempre pronta para auxiliar quando necessário.

Na prática, qualquer membro da equipe pode acessar um portal web e treinar um novo recurso em cerca de 15 minutos, segundo Alicea. “Essa é a facilidade da recuperação com a Cohesity.”

Principais benefícios

• Redução de 90% no tempo semanal gasto pelos funcionários com o gerenciamento de backups
• Realocação dos funcionários de tarefas repetitivas de monitoramento de backups para atividades mais importantes
• Capacidade de criar e publicar compartilhamentos de arquivos acessíveis via SMB e containers S3 com o SmartFiles da Cohesity
• Redução de 80% no número de políticas de backup, passando de aproximadamente 60 para 10
• Backups de banco de dados reduzidos de 4 TB para menos de 1 TB com o componente S3
• Restaurações rápidas em regime de autoatendimento a partir de locais remotos, com apenas 15 minutos de treinamento
• Proteção contra ransomware